Entwicklertools aktivieren
Diese Nachrichten, häufig in Form einer wahren Mail-Flut, sorgen bei den anderen Personen in der Gruppe für unnötige Ablenkung. Damit das nicht passiert, können Sie ein eigenes Formular erstellen, bei dem die Option Allen antworten deaktiviert ist.
Falls noch nicht geschehen, müssen Sie erst einmal die Entwicklertools aktivieren. Dazu wechseln Sie in Outlook über den Datei-Tab zur sogenannten Backstage-Ansicht. Dann klicken Sie auf Optionen und im neuen Fenster auf Menüband anpassen. Im folgenden Dialog aktivieren Sie rechts in der Liste die Checkbox Entwicklertools und bestätigen die Änderung mit OK.
Formular entwerfen
Zurück im Hauptfenster von Outlook wechseln Sie im Menüband (dem sogenannten Ribbon) zur Registerkarte Entwicklertools. Wählen Sie anschließend in der Gruppe Benutzerdefinierte Formulare die Option Ein Formular entwerfen. Im nächsten Dialog markieren Sie in der Liste den Eintrag Nachricht und klicken auf Öffnen.
Eigenschaften entfernen
Daraufhin wird ein Fenster mit einer unbenannten Nachricht angezeigt. Hier wechseln Sie zum Tab (Aktionen), markieren in der Tabelle darunter die Zeile Allen antworten und klicken unten auf den Eigenschaften-Button. Im folgenden Dialog mit der Bezeichnung Formularaktionen: Eigenschaften entfernen Sie rechts oben das Häkchen vor Aktiviert und bestätigen die Änderung mit OK.
Formular veröffentlichen
Nun klicken Sie im Fenster mit der unbenannten Nachricht im Ribbon auf Veröffentlichen / Formular veröffentlichen unter. Stellen Sie in der Dialogbox, die sich öffnet, sicher, dass oben neben Suchen in die Option Bibliothek für persönliche Formulare ausgewählt ist, und geben Sie neben Angezeigter Name eine möglichst aussagekräftige Bezeichnung ein.
In unserem Beispiel nennen wir das Ganze Allen antworten deaktiviert. Dieser Name wird automatisch in das Feld Formularname übernommen, bei Bedarf können Sie ihn anpassen. Mit einem Klick auf Veröffentlichen verlassen Sie diesen Dialog wieder. Danach schließen Sie das Fenster mit der unbenannten Nachricht und bestätigen das Speichern der Änderungen mit Ja.
Um die neu eingerichtete Option zu nutzen, wenn Sie eine E-Mail an einen größeren Empfängerkreis senden, wechseln Sie im Menüband zu den Entwicklertools. Dann klicken Sie auf Formular auswählen, legen im folgenden Fenster neben Suchen in den Ordner Bibliothek für persönliche Formulare fest, wählen Ihr selbstentworfenes Formular aus und klicken auf Öffnen.
Nun schreiben Sie wie üblich Ihre E-Mail und schicken sie ab. Bei den Empfängern der Nachricht, die Outlook verwenden, ist die Schaltfläche Allen antworten jetzt ausgegraut.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Outlook für Windows. In anderen Umgebungen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)