Grundvoraussetzung: Die Bezahlversion von Word
Um Sprachaufnahmen zu transkribieren, benötigen Sie die Bezahlversion von Word aus Microsoft 365 - egal, ob online oder als Desktop-App. Mit der kostenlosen Webanwendung der Textverarbeitung aus Microsoft 365 Online funktioniert es hingegen nicht. Word nutzt für die Aufgabe Server von Microsoft, wobei der Hersteller versichert, weder die Aufzeichnung noch die Transkription auf seinen Servern zu speichern.
Wenn die Grundvoraussetzungen erfüllt sind, können Sie loslegen. Nachdem Sie Word gestartet haben, wechseln Sie im Menüband zum Start-Tab. Dort klicken Sie im rechten Bereich auf den kleinen Pfeil unterhalb von Diktieren. Wählen Sie nun im Menü, das angezeigt wird, den Punkt Transkribieren.
Selektieren Sie die gewünschte Audiodatei
Anschließend erscheint rechts eine Seitenleiste. Klicken Sie darin auf die Schaltfläche Audio hochladen. Im folgenden Explorer-Dialog selektieren Sie die gewünschte Audiodatei, die im WAV-, MP4-, M4A- oder MP3-Format vorliegen kann. Zum Schluss klicken Sie auf den Öffnen-Button.
Danach beginnt Word, die Datei auf Ihren OneDrive-Speicher hochzuladen, und überträgt anschließend die Sprachaufzeichnung in geschriebenen Text. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, wird das Audio-File zusammen mit dem transkribierten Inhalt in der Seitenleiste angezeigt.
Wählen Sie die Textform aus
Wenn Sie jetzt auf den Button Zu Dokument hinzufügen klicken, können Sie festlegen, in welcher Form der Text übernommen werden soll. Zur Auswahl stehen Nur Text, Mit Sprechern, Mit Zeitstempeln sowie Mit Sprechern und Zeitstempeln. Nachdem Sie die Transkription Ihrem Dokument hinzugefügt haben, können Sie es wie gewohnt speichern.
Das Ganze funktioniert sowohl mit deutschen als auch mit fremdsprachigen Aufnahmen. Aktuell lassen sich beliebig viele und lange Audiodateien transkribieren. Allerdings blendet Word einen Preview-Hinweis ein, der besagt, dass sich dies in Zukunft ändern kann.
Produkte: Der Trick funktioniert aktuell mit allen kostenpflichtigen Versionen von Microsoft Word aus Microsoft 365.