Ganz einfach PDF-Dateien bearbeiten, eBooks erstellen oder Präsentationen als Webcast exportieren - wir haben für Sie Tipps und Schritt-für-Schrittanleitungen zusammengestellt, die Ihnen bei der täglichen Arbeit Unterstützung bieten sollen.
Das Gros der Tipps bezieht sich auf Open Office 4.x, einige funktionieren natürlich auch mit vorhergehenden Versionen. Wenn dem so ist, haben wir das an Ort und Stelle vermerkt.
Schriftart von Menüs anpassen
Um bei OpenOffice die Menüschrift zu ändern, reicht es, eine beliebige Anwendung aus der Suite zu starten und unter Extras den Einstellungsdialog aufzurufen. Dann klicken Sie links in der Baumstruktur auf OpenOffice, anschließend auf Ansicht. Nun entfernen Sie im rechten Bereich das Häkchen vor dem Kontrollkästchen Systemschriftart für die Benutzeroberfläche verwenden.
Danach wechseln Sie wieder in den linken Teil des Fensters zum Abschnitt Schriftarten, aktivieren rechts die Checkbox Ersetzungstabelle anwenden, geben im Feld Schriftart den Font Andale Sans UI an und legen bei Ersetzen durch die gewünschte Menüschriftart fest. Mit einem Klick auf das grüne Häkchen wandert Ihre Auswahl in die darunter angeordnete Tabelle. Abschließend wählen Sie die Checkbox in der Spalte Immer oder Nur Bildschirm und übernehmen die Änderungen mit OK.
Etwas Vorsicht ist allerdings angebracht, denn es gibt keine Vorschau. Wenn Sie also versehentlich eine Symbolschriftart wie Wingdings angeklickt haben, werden Sie blind durch die Menüs navigieren müssen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Open Office 4.x. (mje)
Calc: Nur bestimmte Werte eines Datenbereichs addieren
Zur Auswertung von Tabellen ist es oft hilfreich, nur bestimmte Werte zu betrachten, um mit ihnen weiterzurechnen. Manuell ist das sehr aufwendig und fehleranfällig. Deshalb sollte man lieber zu einer Formel greifen.
Wenn man aus einem Datenbereich nur Zahlen addieren möchte, die bestimmte Bedingungen erfüllen, steht dafür die Funktion SUMMEWENN zur Verfügung. Sie akzeptiert drei Argumente, die per Semikolon getrennt sein müssen: Bereich (auf den die Kriterien angewendet werden), Kriterien (die zu erfüllenden Bedingungen) und optional Summierbereich (der Bereich, aus dem Werte addiert werden).
Außer genauen Wertangaben lassen sich auch eine Reihe von Operatoren (zum Beispiel Größer als oder Kleiner als) verwenden. So addieren Sie mit der Formel =SUMMEWENN(C1:C10;"<0") nur negative Zahlen.
Um die Funktion komfortabler nutzen zu können, steht ein Assistent zur Verfügung. Dazu wählen Sie im Menü Einfügen / Funktion, navigieren zu SUMMEWENN und doppelklicken auf diesen Namen. Anschließend können Sie alle Angaben über die grafische Oberfläche vornehmen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit OpenOffice Calc 3.x und 4.x.
Writer: E-Books erstellen
Wer eigene elektronische Bücher in Writer schreibt, möchte sie auch gerne in einem entsprechenden Format veröffentlichen, zum Beispiel dem offenen Standard ePub. Dieses Format steht jedoch in der Textverarbeitung von Haus aus nicht zur Verfügung.
Sie müssen nicht extra zu einem separaten Programm wie Scrivener oder Calibre greifen.
Mit der Erweiterung Writer2ePub können Sie einen OpenOffice-Text im gewünschten Format speichern. Auf der Projektseite steht das Gratis-Tool für OpenOffice 3.x und 4.x bereit. Laden Sie die passende Fassung herunter, und installieren Sie sie per Doppelklick.
Die Bedienung ist weitgehend selbsterklärend. Sie rufen das Add-on auf, indem Sie auf das entsprechende Icon in der Symbolleiste klicken. Anschließend geben Sie die Informationen wie Autorenname und Buchtitel an und wählen ein Cover aus.Writer2ePub generiert automatisch ein Inhaltsverzeichnis und verlinkt Fußnoten.
Produkte: Der Trick funktioniert mit OpenOffice Writer 3.x und 4.x.
Writer: Seite vor dem Inhaltsverzeichnis hinzufügen
Wenn man das Inhaltsverzeichnis ganz am Anfang des Dokuments platziert hat, ist es nicht möglich, davor eine weitere Seite einzufügen: Der Cursor lässt sich nicht vor dem Inhaltsverzeichnis positionieren. Zudem ist der Befehl für einen manuellen Umbruch im Menü ausgegraut.
Bewegen Sie zunächst den Cursor in das Inhaltsverzeichnis, und öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü. Mit dem Befehl Verzeichnis bearbeiten gelangen Sie zu den Konfigurationsoptionen. Auf dem Tab Verzeichnis müssen Sie vorübergehend die Checkbox Geschützt vor manuellen Änderungen deaktivieren.
Nun bewegen Sie den Cursor an den Beginn des Inhaltsverzeichnisses. Mit der Tastenkombination Alt + Enter erzeugt Writer eine neue Zeile, die außerhalb des Verzeichnisbereichs liegt. Diesen Shortcut müssen Sie übrigens zweimal drücken, falls das Inhaltsverzeichnis eine Überschriftenebene besitzt.
Danach lässt sich der Cursor wie gewünscht platzieren. Jetzt erzeugen Sie noch über Einfügen / Manueller Umbruch einen Seitenumbruch, damit das Verzeichnis auf einer neuen Seite beginnt. Vergessen Sie nicht, den Schutz vor manuellen Änderungen wieder einzuschalten.
Produkte: Der Trick funktioniert mit OpenOffice Writer 3.x und 4.x.
Base: Kontaktlisten aus Mailprogrammen importieren
Für viele Aufgaben müssen Anwender sich keine Gedanken um die Gestaltung einer eigenen Datenbank machen. Oft reichen die in Base eingebauten Importfunktionen aus - beispielsweise für Kontakte aus diversen Mail-Clients.
OpenOffice Base kann die Adressbücher zahlreicher populärer Mailprogramme einlesen. Die Datenbankanwendung unterstützt zum Beispiel die Adressbücher von Outlook, Windows, Thunderbird und SeaMonkey. Nutzer anderer Mailprogramme können ihre Kontaktliste meist als LDAP-Datei exportieren und dann an Base übergeben.
Um den Import anzustoßen, wählen Sie im Assistenten, der beim Start von Base erscheint, die Option Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen. Wenn Sie anschließend das Pulldown-Menü aufklappen, sehen Sie, welche Adressbücher sich direkt ansprechen lassen.
Nach Auswahl des entsprechenden Formats klicken Sie auf Weiter, bestätigen auf der nächsten Seite die Vorgaben und beenden den Dialog mit Klick auf Fertigstellen. Anschließend vergeben Sie einen Namen für die Datenbank und können direkt im Anschluss die Kontaktlisten als Tabellen öffnen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit OpenOffice Base 4.x.
Impress: Präsentationen als Webcast exportieren
Um Präsentationen einem breiteren Publikum zur Verfügung zu stellen, bietet es sich an, sie als Webcast zu veröffentlichen. Bei einer Live-Konferenz kann der Vortragende zum Beispiel so auch die Folien in den Webbrowsern der Zuschauer wechseln.
Für den Webcast-Export von OpenOffice Impress stehen zwei Optionen zur Verfügung: Active Server Pages (ASP) und Perl. In beiden Fällen wird für die Webcast-Technologie ein HTTP-Server benötigt, der Perl- oder ASP-Scripting unterstützt. Reiner Cloud-Speicherplatz reicht also zu diesem Zweck nicht aus.
Der Export wird über den Befehl Datei / Exportieren aufgerufen. Verwenden Sie ein leeres Verzeichnis, vergeben einen Dateinamen und wählen dann als Dateityp HTML-Dokument. Anschließend startet der Export-Assistent. Wenn er Sie nach der Art der Veröffentlichung fragt, wählen Sie WebCast. Jetzt lässt sich im rechten Bereich zwischen Active Server Pages (ASP) und Perl auswählen. Je nachdem, für welchen Modus Sie sich entschieden haben, stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung.
Zum Schluss können Sie noch das Format für Grafiken bestimmen oder die Monitorauflösung festlegen. Mit einem Klick auf Fertigstellen startet der Export und schreibt die entsprechenden Dateien in das anfangs angegebene Verzeichnis.
Produkte: Der Trick funktioniert mit OpenOffice Impress 4.x.
PDF-Dateien bearbeiten
Bereits seit geraumer Zeit verfügt OpenOffice über eine Funktion für den PDF-Export. Einlesen und editieren lassen sich Dokumente dieses Typs allerdings nicht - zumindest nicht mit Bordmitteln.
Eine kostenlos zur Verfügung stehende Erweiterung schafft Abhilfe. Abhängig von der verwendeten OpenOffice-Version müssen Sie entweder zum Add-on Oracle PDF Import Extension (OpenOffice 3.x) oder zu PDF Import for Apache OpenOffice (OpenOffice 4.x) greifen.
Nachdem Sie die passende Version von der Projektseite heruntergeladen haben, klicken Sie doppelt darauf. Dadurch startet der Writer zusammen mit dem Extension Manager. Klicken Sie auf OK, und bestätigen Sie anschließend den Lizenzvertrag.
Der PDF-Import lässt sich von allen OpenOffice-Anwendungen aus aufrufen. Die Bearbeitung selber erfolgt dann aber im Zeichenprogramm Draw.
Produkte: Der Trick funktioniert mit OpenOffice 3.x und 4.x. (mje)