Microsofts Datenbank Access aus dem Office-Paket eignet sich insbesondere für den Einsatz in kleineren Gruppen, die auf die Daten Zugriff haben.
Nachfolgend haben wir einige Tipps zusammengestellt, die Sie bei der täglichen Arbeit mit Microsoft Access unterstützen. Bei den Tipps haben wir den Fokus auf die aktuelle Access-Version 2013 gelegt. Aber natürlich funktionieren einige der Anleitungen auch mit früheren Versionen. Wenn dem so ist, dann haben wir das an Ort und Stelle vermerkt.
Standardwerte für Felder vorgeben
Viele Felder enthalten häufig die gleichen Informationen - in einer Kundentabelle zum Beispiel das Land oder die Region. Anstatt diese Daten stets aufs Neue einzugeben, wäre es deutlich effizienter, sie so zu hinterlegen, dass der Benutzer sie schnell übernehmen kann.
In Access 2013 öffnen Sie die betreffende Tabelle in der Datenblattansicht und wählen das entsprechende Feld aus. Klicken Sie als Nächstes unter Tabellentools auf dem Tab Felder auf Standardwert. Der Ausdrucks-Generator startet, und Sie können Ihre Vorgabe eintragen, zum Beispiel als Angabe für einen Firmenstandort ="Deutschland".
Verwenden Sie eine frühere Version als Access 2013, rufen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht auf. Nun klicken Sie in den Eigenschaften auf der Registerkarte Allgemein in die Zeile Standardwert und dann auf die am Zeilenende angezeigte Schaltfläche mit den drei Punkten. Dadurch rufen Sie den Ausdrucks-Generator auf, und Sie können wie oben beschrieben fortfahren.
Die Vorgaben für die Felder sind nur ein Vorschlag, den der Anwender mit der Tab-Taste einfach übernehmen oder mit eigenen Daten überschreiben kann.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Access ab Version 2007.
Berechnungen direkt in der Tabelle durchführen
Werte in einer Tabelle berechnen zu lassen ist praktisch - beispielsweise um zu Nettopreisen die Mehrwertsteuer zu addieren. Vor Access 2010 musste man für solche Operationen Abfragen verwenden. Nun erlaubt ein neuer Feldtyp eine weniger umständliche Vorgehensweise.
Ab Access 2010 können Sie Felder mit berechneten Werten anlegen. Dazu öffnen Sie die entsprechende Tabelle in der Datenblattansicht und klicken auf den Spaltenkopf mit der Überschrift Zum Hinzufügen klicken.
In der nun angezeigten Liste bewegen Sie den Cursor auf Feld berechnen (Access 2013) beziehungsweise Berechnetes Feld (Access 2010) und wählen aus den Einträgen den Datentyp, den das Ergebnis haben soll. Zur Verfügung stehen Text, Zahl, Währung, Ja/Nein und Datum/Uhrzeit. Anschließend startet der Ausdrucks-Generator, und Sie können mit der Auswahl der benötigten Felder und Operatoren beginnen. Für die Berechnungen, die nur Felder aus der gleichen Tabelle enthalten dürfen, stehen neben den Grundrechenarten auch integrierte Access-Funktionen zur Verfügung.
Nachdem Sie alle Eingaben gemacht haben, klicken Sie auf OK. Nun fügt Access das berechnete Feld hinzu, und Sie können dafür einen Namen vergeben. Beachten Sie, dass die Ergebnisse der Berechnung schreibgeschützt sind.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Access ab Version 2010.
Änderungshistorie protokollieren
Bei vielen Anwendungsfällen kann es sich als hilfreich erweisen, den Verlauf von Eintragungen in einer Datenbank exakt zu kennen. Zu diesem Zweck bietet Access für bestimmte Felder sogar eine automatische Funktion. Diese allerdings ist nicht intuitiv zu finden und muss erst aktiviert werden.
Access kann den Verlauf für Felder mit dem Datentyp Langer Text (Access 2013) beziehungsweise Memo (ältere Access-Versionen) nachverfolgen. Um dieses Feature einzuschalten, rufen Sie in der Entwurfsansicht der Tabelle die Feldeigenschaften auf. Nun wechseln Sie zur Registerkarte Allgemein, klicken in die Zeile Nur anfügen und legen die Option Ja fest. Ab jetzt schreibt Access alle durchgeführten Änderungen mit.
Um die Eintragungen anzuzeigen, klicken Sie in der Datenblattansicht mit der rechten Maustaste auf das Feld, für das Sie die Beobachtung eingerichtet haben, und wählen anschließend aus dem Kontextmenü den Befehl Spaltenverlauf anzeigen. Jede vorgenommene Anpassung ist in einer eigenen Zeile mit Datum und Uhrzeit aufgeführt.
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Bedienoberfläche aufräumen
Das mit zahlreichen Gruppen und Befehlen gefüllte Menüband wirkt an vielen Stellen überfrachtet. Dadurch verwirrt die Oberfläche sowohl Einsteiger als auch Fortgeschrittene eher, anstatt sie zu unterstützen. Mit geringem Aufwand können Sie für etwas mehr Ordnung sorgen.
Klicken Sie dazu im Menüband auf das Caret-Symbol (^) am äußersten rechten Rand, das einem kleinen Dach ähnelt. Anschließend zeigt Access lediglich noch die Registerkarten an, die Gruppen einschließlich der Befehle sind ausgeblendet.
Um ein Kommando aus dem Menüband aufzurufen, klicken Sie einfach auf den jeweiligen Tab. Die Gruppen sind nun wieder sichtbar. Sie verschwinden erneut, wenn Sie auf ein Objekt in der Datenbank klicken. Falls Sie den ursprünglichen Zustand des Menübands wieder herstellen möchten, drücken Sie die Tastenkombination Strg + F1.
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Navigation mithilfe von Zugriffstasteninfos
Seit Windows 8 gewinnt die Bedienung über Tastenkombinationen wieder an Bedeutung. Auch Access lässt sich auf diese Weise steuern, und das meist deutlich flotter als per Maus - vorausgesetzt, man kennt die zugehörigen Shortcuts. Gut, dass für diese Kürzel eine Hilfe zur Verfügung steht.
Um mit der Tastatur zwischen Tabs zu wechseln und Befehle aufzurufen, drücken Sie zunächst die Alt-Taste.
Daraufhin zeigt Access im Menüband und in der Schnellzugriffsleiste Zahlen und Buchstaben in kleinen Quadraten an. Wenn Sie die betreffende Taste betätigen, erhält die jeweilige Registerkarte den Fokus beziehungsweise wird der damit verknüpfte Befehl ausgeführt. Betätigen Sie Alt erneut, blendet das Programm die Hilfsfunktion wieder aus.
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Anpassungen der Oberfläche exportieren und importieren
Access erlaubt es Nutzern, umfangreiche Änderungen an den Registerkarten, Gruppen und Befehlen durchzuführen. Betreut man mehrere Rechner, ist es sehr aufwendig, die Anpassungen auf jedem einzelnen PC manuell zu wiederholen. Ab Access 2010 geht es auch einfacher.
Die Anpassungen, die Sie am Menüband und an der Symbolleiste für den Schnellzugriff vorgenommen haben, lassen sich in eine Datei exportieren. Rufen Sie dazu zunächst auf der Registerkarte Datei den Befehl Optionen auf. Dann klicken Sie auf Menüband anpassen beziehungsweise Symbolleiste für den Schnellzugriff, anschließend auf die Schaltfläche Importieren/Exportieren und auf Alle Anpassungen exportieren.
Wenn Sie nun die Exportdatei zum Beispiel auf einem freigegebenen Laufwerk im Netz bereitstellen, können andere Anwender die darin gespeicherten Einstellungen auf ihren Computern importieren. Dazu müssen Sie lediglich wie weiter oben beschrieben die Access-Optionen aufrufen, auf Importieren/Exportieren und danach auf Anpassungsdatei importieren klicken und die passende Datei auswählen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Access ab Version 2010. (mje)