Die Mehrzahl, der an dieser Stelle gelisteten Tipps bezieht sich auf Microsoft Word 2010. Einige der Lösungen funktionieren aber auch vorzüglich mit den Vorgängerversionen, manchmal haben sich lediglich die Menüpunkte ein wenig geändert. Klappt der Tipp mit älteren Word-Versionen, haben wir dies an Ort und Stelle vermerkt.
Fehlerhafte Word-Dateien trotzdem öffnen
Immer wieder kommt es vor, dass Office-Dokumente plötzlich scheinbar zu Zip-Dateien werden. Diese enthalten dann zahlreiche XML-Dateien, sind aber unbrauchbar. Sie lassen sich aber dennoch mit Office öffnen.
Seit Office 2007 verwendet Microsoft als Format Office Open XML. Die Dokumente werden hierbei als XML-Dateien gespeichert und in einem Archiv gesammelt. Office Open XML erkennen Sie an einem "x" in der Dateiendung, etwa .docx oder pptx. Einige Mail-Systeme und Webdienste interpretieren diese Dateien allerdings falsch und ändern die Dateiendung in .zip.
Das Problem: Meist wird dadurch die Dateiverknüpfung auf Windows-Systemen geändert, statt Office öffnet das integrierte Archiv-Tool diese Daten - und mit den XML-Dateien kann es nur wenig anfangen.
Es gibt mehrere Wege, dieses Problem zu umgehen. Am einfachsten ist es, die Dateiendung von ZIP wieder in die ursprüngliche Endung zu ändern. Unter Windows 7 ist das aber beispielsweise nicht ohne Weiteres möglich. Hier hilft es, wenn man das Dokument mit der jeweiligen Office-Applikation öffnet.
Dazu gehen Sie auf Datei - Öffnen. Anschließend sollte der Dateimanager erscheinen, dieser zeigt standardmäßig nur die unterstützten Dateitypen an - was im aktuellen Fall nicht weiterhilft.
Neben dem Feld für den Dateinamen gibt es ein Dropdown-Menü. Hier müssen Sie den Eintrag auf "Alle Dateien" ändern - und schon zeigt der Dateimanager auch die vermeintliche ZIP-Datei an. Ist nach dem Öffnen alles in Ordnung, können Sie das Dokument wie gehabt weiterbearbeiten und neu speichern.
Produkte: Die Lösung funktioniert mit allen Office-Paketen, die Office Open XML unterstützen, egal ob dies nativ oder über das Erweiterungspaket gelöst ist.
Pfad für Dokumentvorlagen anpassen
Mit jeder neuen Version von Microsoft Office sollen die Anwender die Funktionen noch schneller und bequemer erreichen können. Doch wer in Word 2010 den Speicherort für Dokumentvorlagen ändern möchte, könnte das glatte Gegenteil annehmen: Microsoft hat den Weg zum Ziel gut versteckt.
Klicken Sie in Word auf die Registerkarte Datei, dann auf Optionen. Konsequent wäre jetzt die Kategorie Speichern, doch weit gefehlt. Klicken Sie stattdessen im linken Fensterbereich auf Erweitert, scrollen Sie rechts ganz nach unten, bis Sie zum Abschnitt Allgemein gelangen.
Dort klicken sie auf Dateispeicherorte und können jetzt auf der Registerkarte Speicherort für Dateien den Pfad für die Dokumentvorlagen anpassen.
Text immer ohne Formatierung einfügen
Kopiert man Texte zwischen verschiedenen Anwendungen, werden oftmals auch die lästigen Formatierungen übernommen. In Word 2010 kann man diese Funktion deaktivieren und stets nur den reinen Text übertragen.
Die Einstellungen zum Kopieren, Ausschneiden und Einfügen von Text verstecken sich in den Word-Optionen, im Unterpunkt Erweitert. Hier kann man über ein Dropdown-Menü auswählen, wie Word mit Texten umgeht, die zwischen verschiedenen Programmen oder Dokumenten kopiert werden.
Standardmäßig wird die jeweilige Formatierung übernommen. In den Dropdown-Menüs kann man für jeden einzelnen Punkt auswählen, ob die Formatierungen zusammengeführt oder nur der reine Text eingefügt werden soll.
Im Fließtext rechnen
In den Textverarbeitungen Microsoft Word 2007 und Word 2010 lassen sich im Fließtext einfache Rechenoperationen durchführen. Hierzu muss man nur auf die Feldfunktionen zurückgreifen. Praktisch sind Berechnungen für Vorlagen, wo Werte eingetragen werden.
Die Rechenfunktion in Word lässt sich bei Microsofts Office mithilfe von Feldfunktionen und Textmarken im Fließtext nutzen. Um zum Beispiel zu einem Nettobetrag die Mehrwertsteuer zu addieren und die Gesamtsumme auszugeben, markieren Sie zuerst den Nettobetrag. Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen, dann auf Textmarke, und geben Sie den Textmarkennamen ein, etwa Netto.
An der Stelle im Fließtext, an der Sie den Gesamtbetrag angeben möchten, drücken Sie Strg + F9. Damit weisen Sie Word an, eine Feldfunktion einzufügen. Wenn Sie innerhalb der geschweiften Klammern =Netto*1,19 eingeben und anschließend mit F9 die Funktion aktualisieren, erscheint das korrekte Ergebnis.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Word 2007 und Word 2010.
Probleme beim Öffnen von Dokumenten per Doppelklick beheben
Unter Windows kann es vorkommen, dass sich Word-Dateien auf dem Desktop oder im Windows-Explorer nicht mehr per Doppelklick öffnen lassen. Die Textverarbeitung startet zwar, doch ohne das Dokument zu laden. Direkt in Word funktioniert aber das Öffnen des Dokuments.
In dem beschriebenen Fall empfiehlt sich als erste Maßnahme, Word mit dem Parameter /regserv aufzurufen. Dadurch erstellt die Textverarbeitung neue Registry-Einträge. Kommt es weiterhin zu dem Fehler, sollten Sie in der Registry den Zweig unter HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Word\Data entfernen.
Arbeiten Sie nicht mit Word 2010, müssen Sie die im Pfad enthaltene Versionsnummer ändern (Word 2007: 12.0, Word 2003: 11.0). Beim nächsten Start legt Word an dieser Stelle wieder die Standardeinstellungen an. Damit sollte das Problem nicht mehr auftreten.
Alte Seitenansicht wiederherstellen
Die Überprüfung von umfangreichen Dokumenten in der Seitenansicht ist vor dem Drucken hilfreich. In Word 2010 empfinden es viele aber als umständlich, über Datei/Drucken die Seitenvorschau per Schieberegler auf die gewünschte Seitenanzahl anzupassen. Das lässt sich ändern.
Am bequemsten dürfte es sein, in Word 2010 den Befehl für die vertraute Seitenansicht in die Schnellzugriffsleiste am oberen Fensterrand einzubauen. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte Datei, rufen Sie die Optionen auf, und wählen Sie links die Kategorie Symbolleiste für den Schnellzugriff aus.
Markieren Sie nun im Dropdown-Menü Befehle auswählen den Eintrag Alle Befehle und in der Liste darunter den Befehl Seitenansicht-Bearbeitungsmodus. Mit einem Klick auf Hinzufügen und OK landet die Option dauerhaft in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.
Word-Dokument mit Zusatzfonts auf anderen PCs anzeigen
Word-Dateien, die zusätzliche Schriftarten enthalten, werden auf einem anderen Rechner nicht richtig dargestellt, wenn dort diese Fonts fehlen. Mit einem Kniff funktioniert die Anzeige aber doch.
In den Word-Optionen lässt sich im Speichern-Dialog einstellen, Schriftarten in ein Dokument einzubetten, sodass sie auch auf einem anderen PC angezeigt werden. In Word 2007 wählt man dazu beim Speichern im Dropdown-Menü Tools den Eintrag Speicheroptionen und aktiviert dann das Kontrollkästchen Schriftarten in der Datei einbetten.
Eine Alternative zu diesem Vorgehen besteht darin, die jeweilige Datei im PDF-Format zu speichern. Das beherrschen Word 2007 und 2010 standardmäßig, bei älteren Word-Versionen von Microsoft muss man zu einer Software wie PDFCreator greifen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Word 2007 und 2010.
Grafiken aus docx-Datei extrahieren
In einem Word-Dokument enthaltene Bilder lassen sich nur einzeln per Kontextmenü extrahieren. Das ist bei vielen Grafikelementen sehr mühsam. Bequemer geht es, wenn man sich einen Umstand des docx-Formats zunutze macht.
Das docx-Format ist eine Zip-Datei mit allen Bestandteilen eines Dokuments.
Mit der Einführung von Office 2007 hat Microsoft das docx-Format etabliert. Dieses Office--XML-Format verwendet ein XML-Referenzschema und einen ZIP-Container. Die logischen Komponenten der Datei sind in einem Paket im Office-XML-Format als einzelne Dateien und Komponenten gespeichert.
Die Datei lässt sich mit einem beliebigen Entpacker, etwa 7-Zip, öffnen. Eventuell muss man dazu die Dateiendung zunächst in zip umbenennen. Über das Verzeichnis \word\media hat man Zugriff auf alle Bilder.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Word ab Version 2007.
Private Daten aus Dokumenten entfernen
Word-Dokumente werden besonders im Firmenumfeld gerne verschickt. Viele Benutzer wissen jedoch nicht, dass in ihren Office-Dateien auch persönliche Spuren zu finden sind. Bevor man die Dokumente weitergibt, ist es ratsam, bestimmte Informationen zu entfernen. Ab Word 2007 gelingt das mit wenigen Mausklicks.
Laden Sie unter Windows zunächst das zu überprüfende Dokument in Word. In Version 2010 klicken Sie oben links auf Datei, und wechseln dann zum Bereich Informationen. Wählen Sie anschließend im Pulldown-Menü den Befehl Auf Probleme überprüfen, und klicken Sie auf Dokument prüfen. In Word 2007 klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und wählen links unter Vorbereiten den Befehl Dokument prüfen aus.
Aktivieren Sie nun alle Kontrollkästchen, und klicken Sie danach unten auf Prüfen. In der Übersicht sehen Sie exakt, welche persönlichen Informationen in der Datei stecken. Hinter jedem gefundenen Eintrag befindet sich der Button Alle entfernen, um die jeweiligen Metadaten zu löschen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Word 2007 und Word 2010.
Alle Dokumente speichern oder schließen
Bis Microsoft Word 2003 lassen sich alle offenen Dokumente auf einmal speichern oder schließen. Ab Word 2097 funktioniert der Trick mit dem Klick auf das Datei-Menü bei gedrückter Umschalttaste nicht mehr. Es gibt aber eine Lösung.
Die beschriebene Vorgehensweise aus früheren Word-Versionen ist nicht mehr möglich. Man kann das Problem bei Word 2007 und Word 2010 aber umgehen, indem man die zwei Befehle in die Schnellzugriffsleiste aufnimmt.
Wählen Sie dazu in den Word-Optionen für Version 2010 den Eintrag Symbolleiste für den Schnellzugriff (in Word 2007: Anpassen) und im Listenfeld rechts daneben Alle Befehle aus. Navigieren Sie nun zu den Einträgen Alle schließen und Alle speichern. Anschließend markieren Sie sie und übernehmen sie mit einem Klick auf Hinzufügen in die Schnellzugriffsleiste.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Word 2007 und 2010. (mje/cvi)