Optionen öffnen
Sie können Outlook so konfigurieren, dass automatisch Pausen eingeplant werden, etwa wenn Sie für Folgetermine den Besprechungsraum wechseln müssen. Hierzu starten Sie das Programm und klicken im Menüband oben links auf den Datei-Tab. Sie befinden sich jetzt in der Backstage-Ansicht, wo Sie über die linke Seitenleiste zur Kategorie Optionen navigieren.
Verkürzen von Terminen und Besprechungen nutzen
Anschließend öffnet sich ein neues Fenster. Darin klicken Sie in der linken Spalte auf die Rubrik Kalender. Nun geht es auf der rechten Seite weiter, wo Sie im Abschnitt Kalenderoptionen die Checkbox Verkürzen von Terminen und Besprechungen aktivieren. Über das daneben angeordnete Dropdown-Menü wählen Sie dann aus, ob Ihre Meetings früher beendet werden oder später starten sollen.
Mithilfe der beiden Menüs darunter legen Sie die Zeitspanne fest, die Sie benötigen, um beispielsweise zu einem anderen Besprechungsraum zu gelangen. Sie können dabei unterschiedliche Zeiten für kürzere Termine (Weniger als 1 Stunde) und längere Termine (Eine Stunde oder länger) einstellen. Bei Ersterem haben Sie die Wahl zwischen fünf, acht oder zehn Minuten, bei Letzterem zwischen fünf, zehn oder 15 Minuten.
Wenn Sie in diesem Konfigurationsdialog zum Beispiel die Option Früh beenden und darunter 5 Minuten gewählt haben, endet ein Termin um 9 Uhr, der eigentlich eine Stunde dauert, anstatt um 10 Uhr nun schon um 9:55 Uhr. Übernehmen Sie zum Schluss Ihre Änderungen per Klick auf den OK-Button. Die Einstellung greift übrigens nur, wenn Sie selbst die Termine eintragen, nicht wenn andere Personen diese für Sie vereinbaren.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Outlook für Windows. In anderen Umgebungen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)