Windows-Teamarbeit unter Vista

Meistens sitzt man in einem Besprechungsraum zusammen oder vor einem einzelnen Computer mit viel zu kleinem Monitor. Windows-Teamarbeit bietet kleineren Arbeitsgruppen die Möglichkeit, Daten bequem auszutauschen und gemeinsam auf einen Desktop zuzugreifen, so dass Teilnehmer die Meetings bequem vom eigenen Arbeitsplatz aus verfolgen können.

Leider ist Windows-Teamarbeit ausschließlich für Windows Vista verfügbar und auf das lokale Netzwerk beschränkt. Computer mit Windows Vista Home Basic können auf Windows-Teamarbeit-Besprechungen ausschließlich lesend zugreifen.

Auf einer eigenen Internetseite stellt Microsoft in einem kleinen Film die Funktionen von Windows Teamarbeit näher vor, so dass sich interessierte Anwender ein erstes Bild verschaffen können. Windows-Teamarbeit setzt für die Kommunikation das neue IP-Protokoll 6 (IPv6) voraus. Sie können Windows-Teamarbeit aber auch ohne Weiteres in IPv4-Netzwerken verwenden, in diesem Fall „übersetzt“ Windows Vista die IPv6-Daten in IPv4-Datenverkehr.

Hinweis: Microsoft arbeitet unter dem Codenamen Tahiti an einer ähnlichen Applikation, die auch unter Windows XP läuft und Meetings über das Internet erlaubt.

Erster Start von Windows Teamarbeit

Öffnen Sie Sie das Programm über Start/Windows-Teamarbeit oder Start/Alle Programme/Windows Teamarbeit erscheint zunächst ein Warnhinweis, dass die Regeln für das Programm jetzt in der Firewall aktiviert werden. Bestätigen Sie diese Meldung, damit der Assistent zur Einrichtung von Windows-Teamarbeit gestartet werden kann.

Damit Sie diese Einrichtung überhaupt durchführen können, müssen Sie sich mit einem Administrator-Konto anmelden, denn nur ein solches darf Firewall-Regeln erstellen oder verändern.

Sind die Regeln erst einmal eingerichtet, können auch normale Benutzerkonten Meetings erstellen. Verwenden Sie ein Administratorkonto, erscheint eine Meldung der Benutzerkontensteuerung, die Sie darauf hinweist, dass Sie systemkritische Aufgaben vornehmen.

Firewall-Regeln

Wichtig für die Kommunikation zwischen Teamarbeit-Clients sind die TCP-Ports 801 und 3587, sowie die UDP-Ports 1900, 3540 und 3702. Außerdem muss einigen Programmen der Zugriff auf das Netzwerk gestattet werden:

• Netproj.exe - C:\Windows\System32\netproj.exe

• P2phost.exe - C:\Windows\System32\p2phost.exe

• Wincollab.exe - C:\Programme\Windows Collaboration\WinCollab.exe

Für alle weiteren Starts von Windows-Teamarbeit reichen normale Benutzerberechtigungen aus. Im Anschluss startet der Assistent für die Einrichtung von Windows-Teamarbeit. Sie können beispielsweise einen Anzeigenamen eingeben, der bei den anderen Teilnehmern erscheint, wenn ein Meeting gestartet wird.

Im Anschluss scannt der Assistent nach Computern im Netzwerk, die zum Team hinzugefügt werden. Sie können in diesem Fenster auch konfigurieren, mit wem Sie Verbindung aufbauen wollen und welche Zugriffe Sie generell blockieren. Der Anzeigename ist nur für Anwender im lokalen Netzwerk sichtbar. Diese Einstellungen können Sie jederzeit über die Funktion „Personen in meiner Umgebung“ in der Systemsteuerung unter „Netzwerk und Internet“ anpassen.

Funktion: Personen in meiner Umgebung

Haben Sie sich an der Funktion „Personen in meiner Umgebung“ angemeldet, erscheint in der Taskleiste ein entsprechendes Symbol. Sie können sich jederzeit von der Funktion wieder abmelden, oder Ihre Einstellungen ändern, indem Sie einen Doppelklick auf das Icon durchführen.

Rufen Sie die Konfiguration dieser Funktion auf, stehen Ihnen zwei Registerkarten zur Verfügung. Auf der Registerkarte „Einstellungen“ legen Sie den Namen fest, wie Sie im Netzwerk für andere Anwender angezeigt werden wollen. Hier können Sie auch ein Bild hinterlegen, welches mit Ihrem Benutzerkonto assoziiert wird.

Auf dieser Registerkarte legen Sie auch fest, wer Ihnen Einladungen für Windows-Teamarbeit-Meetings schicken darf, oder ob Sie einen Hinweis bekommen wollen, wenn Sie eingeladen werden. Die automatische Anmeldung bei „Personen in meiner Umgebung“ lässt sich hier abschalten. Auf der Registerkarte „Anmelden“ sehen Sie Ihren aktuellen Status. Hier erhalten Sie auch die Informationen, welche Daten über Sie bei den anderen Teilnehmern im Netzwerk angezeigt werden und Sie können sich von „Personen in meiner Umgebung“ abmelden.

Meet as meat can

Im Anschluss startet Windows-Teamarbeit, und Sie können entweder an einem Meeting teilnehmen, das ein anderer im Team erstellt hat, oder ein eigenes Meeting erstellen. Ein neues Meeting erstellen Sie über „Ein neues Meeting starten“. Mittels „Optionen“ legen Sie fest, ob das Meeting unsichtbar wird oder ob Sie ein Ad-Hoc-Netzwerk zwischen mehreren PCs oder Notebooks erstellen wollen. Markieren Sie in diesem Fall die Einstellung "Privates Adhoc-Drahtlosnetzwerk erstellen". Windows-Teamarbeit erstellt dazu ein Adhoc-Netzwerk und verwendet als SSID die Bezeichnung des Meetings. Anschließend müssen Sie noch zwingend ein Kennwort für das Meeting festlegen. Aus diesem wird auch der WEP-Key für die Verschlüsselung erstellt.

Innerhalb eines Meetings können Sie über die Konfigurationsoberfläche Dateien oder Ihren ganzen Desktop freigeben. Es besteht dabei auch die Möglichkeit, die Kontrolle des Meetings, also auch die Bedienung Ihres Desktops, an einen anderen Teilnehmer zu delegieren. Die ausgetauschten Netzwerkpakete zwischen den Meeting-Teilnehmern werden mit Transport Layer Security (TLS).

Zugriff auf Netzwerk-Projektoren

Innerhalb von Meetings kann auch auf Netzwerkprojektoren zugegriffen werden. Damit lassen sich die gemeinsamen Ergebnisse auch innerhalb eines Besprechungsraums per netzwerkfähigem Beamer an die Wand projizieren.

Mit dem Zusatztool „Verbindung mit Netzwerkprojektor“ stellen Sie die Verbindung zwischen Vista-PC und Projektor her. Sie starten das Programm über Start/Alle Programme/Zubehör/Verbindung mit Netzprojektor. Sobald Sie das Programm gestartet haben, können Sie entweder automatisch nach einem Projektor suchen lassen oder eine Adresse manuell eingeben.

Sie können das Konfigurationsprogramm zur Anbindung an Projektoren mit Netzwerkanschluss auch über Start/Ausführen/netproj starten. Es besteht bei der Verbindung zum Netzwerkprojektor auch die Möglichkeit, den Desktop auf diesen Projektor zu erweitern, wie bei jedem anderen zusätzlichen Monitor. So können die Zuschauer der Präsentation nur das sehen, was Sie auf dem Monitor anzeigen wollen, nicht die ganzen anderen Symbole und Programme.

Meeting auf Basis eines Adhoc-Funknetzwerks

Wollen Sie ein Meeting auf Basis eines Adhoc-Funknetzwerkes erstellen, müssen Sie mit einem Benutzerkonto angemeldet sein, das über administrative Berechtigungen verfügt. Ist der Computer bereits ins Netzwerk integriert, reichen normale Benutzerrechte aus. Haben Sie die Sitzung erstellt, müssen Sie natürlich auch die potentiellen Teilnehmer zur Sitzung einladen. Hierzu stellt Windows Vista drei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Einladung mit einer Datei

• Einladung per E-Mail

• Einladung mit der Funktion „Personen in meiner Umgebung“

In einem Netzwerk ist die Einladung über „Personen in meiner Umgebung“ der einfachste Weg. Bei dieser Funktion kann Windows Vista andere Netzwerkteilnehmer im gleichen Subnetz automatisch entdecken, sofern der Rechner der anderen Netzwerkanwender so konfiguriert ist, dass er im Netzwerk gefunden werden kann. Klicken Sie auf den Link für die Einladung, aktivieren die Einladung für die jeweiligen Benutzer und klicken dann auf „Einladungen senden“.

Wollen Sie Anwender per Mail einladen, sollten Sie mit Einladungsdateien arbeiten, die Sie ebenfalls in Windows-Teamarbeit erstellen können. Da die Kommunikation aber nur über IPv6 unterstützt wird, können derzeit Meetings mit Windows-Teamarbeit über das Internet nicht zur Verfügung gestellt werden. Aber auch in einem internen Netzwerk oder einem größeren Gebäude macht die Funktion Sinn.

Nachdem Sie die Einladungen versendet haben, erscheint auf dem Bildschirm der anderen Teilnehmer ein Meldefenster, über das Sie die Einladung annehmen oder ablehnen können. Bei Annahme startet automatisch Windows-Teamarbeit und es muss das Kennwort für das Meeting eingegeben werden.

Teilnehmer per Mail einladen

Um Teilnehmer per Mail einladen, erstellen und starten Sie zunächst die entsprechende Sitzung. Zudem benötigen Sie ein MAPI-fähiges Email-Programm wie beispielsweise Outlook. Windows Teamarbeit verbindet sich per MAPI mit dem Mail-Programm und erstellt eine E-Mail, die Sie auf herkömmlichen Weg versenden können. Diese Mail enthält eine Einladungsdatei zur Besprechung. Die Einladungs-Datei können Sie aber auch durch Dateiübertragung in einem Instant Messaging-Programm weitergeben.

Die Eingeladenen können entweder über das Startfenster in Windows-Teamarbeit einen Verbindungsaufbau initieren, dem Link in der Einladungs-Mail folgen oder eine Einladungsdatei verwenden.

Wenn keine Verbindung zwischen den Teilnehmern einer Windows-Teamarbeit-Sitzung hergestellt werden kann, sollten Sie überprüfen, ob die IPv6-Konnektivität zwischen den Clients funktioniert. Geben Sie in der Befehlszeile „ipconfig“ ein und stellen Sie sicher, dass Sie eine IP-Adresse der Art fe80::4edf:10.50.149.63%2 haben.

Diese Art der Adresse wird als Link-Local-Adresse bezeichnet und beginnt immer mit fe80. Sollten Sie keine solche Adresse haben, überprüfen Sie ob IPv6 für die Netzwerkkarte aktiviert ist. Sie finden diese Einstellung in der Konfiguration der Netzwerkkarte. Überprüfen Sie auch, ob sich die Clients im gleichen IPv4-Subnetz befinden, wenn Sie mit IPv4 arbeiten. Die Verbindung von Windows-Teamarbeit kann ein IPv4-Netzwerk zur Kommunikation mit IPv6 verwenden.

Gemeinsam Dateien bearbeiten

Haben Sie eine Sitzung gestartet, können Sie durch Klicken auf den Link „Ein Programm oder den Desktop gemeinsam verwenden…“ mit den anderen Anwendern zusammen eine Datei bearbeiten oder auf dem Desktop arbeiten. Im nächsten Schritt wählen Sie aus, ob Sie nur ein einzelnes Programm gemeinsam nutzen oder den gesamten Desktop anzeigen wollen.

Die Teilnehmer im Meeting können in Ihrem Fenster exakt das sehen, was der Meetingleiter auf seinem Desktop durchführt. Geben Sie nur ein einzelnes Programm im Meeting frei, dann sehen die Teilnehmer auch nur den Bildschirminhalt dieses Programms, der restliche Desktop wird ausgeblendet. Sie können die Steuerung der Sitzung auch an einen Teilnehmer übergeben, indem Sie oben im freigegebenen Programm auf das kleine Dreieck klicken.

Mitteilung an Teilnehmer senden

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Teilnehmer, können Sie die Funktion „Eine Notiz senden“ verwenden. Stattdessen können Sie auf den Teilnehmer auch doppelklicken.

Nachdem Sie diese Funktion gestartet haben, können Sie einen kurzen Text eingeben, der auf dem Bildschirm des Teilnehmers erscheint. Solche Notizen können nicht nur vom Meetingleiter geschrieben werden, sondern auch von den Teilnehmern untereinander. Außerdem können Sie auch Dateien aus dem Explorer in das Windows-Teammeeting ziehen. Diese werden daraufhin automatisch für alle anderen Anwender geteilt. Die Teilnehmer sehen auf Ihrem Bildschirm was der Meetingleiter innerhalb des Dokuments oder Programms durchführt. So lassen sich schnell und effizient Dokumente öffnen und im Meeting bereitstellen.

Handzettel

Mit der Funktion „Einen Handzettel hinzufügen“, können Sie beliebige Dateien mit den anderen Anwendern teilen. Bei dieser Funktion sehen die anderen Teilnehmer allerdings nicht Ihren Desktop oder die freigegebene Datei, sondern erhalten eine Kopie der Datei. Handzettel werden in Windows-Teamarbeit im rechten unteren Bereich angezeigt. Ziehen Sie das Dokument, welches Sie als Handzettel verwenden wollen, einfach auf das Icon in Windows-Teamarbeit.

Bearbeitet ein Anwender den Handzettel, werden nur Änderungen der Handzettel in der Sitzung geändert, nicht die Originaldatei. Es kann aber nur immer eine Person an den Handzetteln Änderungen vornehmen. Die Änderungen des Anwenders der als letzter speichert werden dann übernommen. Nach der Änderung der Datei wird der neue Inhalt auf die PCs der anderen Teilnehmer repliziert. Anwender bearbeiten die Datei nicht innerhalb des Meetings, sondern lokal auf Ihrem PC. Die letzte Änderung der Datei wird gespeichert, so dass am Ende die Teilnehmer die aktuellste Version auf ihrem PC vorliegen haben. Nicht nur der Organisator kann Dateien freigeben, sondern alle Teilnehmer.

Handzettel gemeinsam bearbeiten

Ein Klick mit der rechten Maustaste auf einen der Handzettel öffnet ein Kontextmenü, über das der Anwender den Befehl „Im Meeting gemeinsam verwenden“ wählen kann. Daraufhin wird die Datei geöffnet und das entsprechende Applikationsfenster an alle Teilnehmer übertragen, so dass diese der Bearbeitung folgen können. Die Handzettel werden durch den Dienst „DFS-Replikation“ auf die PCs der einzelnen Teilnehmer repliziert.

Wollen Sie für Clients die Möglichkeit der Dateireplikation in Windows-Teamarbeit komplett untersagen, können Sie den Dienst „DFS-Replikation“ deaktivieren, danach können in Windows-Teamarbeit keine Handzettel mehr erstellt werden. Der Dienst lässt sich auch über die Gruppenrichtlinien deaktivieren. Über diese Funktion können schnell und einfach Dokumente zwischen zahlreichen PCs ausgetauscht werden, was vor allem bei Online-Schulungen sehr sinnvoll ist. Die Anwender sehen in Ihrem Teamarbeit-Fenster den Desktop und können nebenher den Handzettel bearbeiten.

Der Anwender kann die Steuerung auch an einen anderen Teilnehmer übergeben, indem er die gewünschte Person über die am oberen Bildschirmrand eingeblendete Steuerungsleiste auswählt. Allerdings kann jeweils immer nur einem Nutzer, nicht mehreren gleichzeitig die Steuerung übergeben werden.

Die Teilnehmer können Ihren aktuellen Online-Status konfigurieren, wenn Sie auf das kleine Dreieck neben Ihren Benutzernamen klicken.

Windows Teamarbeit deaktivieren

Windows-Teamarbeit lässt sich über die Gruppenrichtlinien deaktivieren. Sie finden diese Einstellungen über „Computerkonfiguration/Administrative Vorlagen/Windows-Komponenten/Windows-Teamarbeit“. Um Windows-Teamarbeit innerhalb einer Domäne über Gruppenrichtlinien zu konfigurieren, sollten Sie den neuen Windows Server 2008 als Domänen-Controller einsetzen, da erst hier die notwendigen Einstellungen vorhanden sind.

Administratoren haben auch die Möglichkeit, einzelne Dateitypen von der Verwendung als Handzettel auszunehmen. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass gefährliche Dateien in Windows-Teamarbeit verwendet oder geheime Daten ausgetauscht werden. Die Filterung von Dateianhängen wird von der Windows-Komponente „Anlagen-Manager“ gesteuert. Sie können den Anlagen-Manager entweder lokal konfigurieren, oder über Gruppenrichtlinien.

Anlagen-Manager

Die Konfiguration des Anlagen-Managers per Gruppenrichtlinie findet über „Benutzerkonfiguration/Administrative Vorlagen/Windows-Komponenten/Anlagen-Manager“ statt. Die hier konfigurierten Anlagensperren gelten auch für Windows-Mail, das Downloaden von Dateien im Internet Explorer und den Windows Live Messenger.

Die Verwaltung der Dateien im Anlagen-Manager erfolgt über die drei Gruppen:

• Dateitypen mit hohem Risiko

• Dateitypen mit mittlerem Risiko

• Dateitypen mit niedrigem Risiko

Alle Dateitypen, die nicht als hohes oder niedriges Risiko eingestuft sind, werden automatisch der Gruppe mit mittlerem Risiko zugeordnet. Sie können über die Gruppenrichtlinie beliebig weitere Dateitypen in die verschiedenen Klassifizierungen aufnehmen. Gefährliche Dateitypen, also Dateitypen mit hohem Risiko sind für Microsoft standardmäßig die folgenden Dateien: *.ade, *.adp, *.app, *.asp, *.bas, *.bat, *.cer, *.chm, *.cmd, *.com, *.cpl, *.crt, *.csh, *.exe, *.fxp, *.hlp, *.hta, *.inf, *.ins, *.isp, *.its, *.js, *.jse, *.ksh, *.lnk, *.mad, *.maf, *.mag, *.mam, *.maq, *.mar, *.mas, *.mat, *.mau, *.mav, *.maw, *.mda, *.mdb, *.mde, *.mdt, *.mdw, *.mdz, *.msc, *.msi, *.msp, *.mst, *.ops, *.pcd, *.pif, *.prf, *.prg, *.pst, *.reg, *.scf, *.scr, *.sct, *.shb, *.shs, *.tmp, *.url, *.vb, *.vbe, *.vbs, *.vsmacros, *.vss, *.vst, *.vsw, *.ws, *.wsc, *.wsf, *.wsh

In Windows Vista werden folgende Dateitypen standardmäßig als Daten mit niedrigem Risiko eingestuft: *.text, *.txt, *.bmp, *.dib, *.emf, *.gif, *.ico, *.jfif, *.jpg, *.jpe, *.jpeg, *.png, *.tif, *.tiff, *.wmf. Die Dateiblockierung findet nicht nur über die Definition der Dateitypen in Verbindung mit den verschiedenen Listen statt, sondern verwendet zusätzlich die einzelnen Sicherheitszonen im Internet Explorer. Wenn eine Datei einem Dateityp mit hohem Risiko entspricht und aus einem Netzwerk kommt, das im Internet Explorer als „Eingeschränkte Site“ definiert ist, wird der Zugriff auf diese Datei blockiert. Stammt die Datei von einer Zone, die als „Internet“ hinterlegt ist, erhält der Anwender eine entsprechende Meldung, so dass er den Zugriff auf die Datei bestätigen muss. Entspricht eine Datei einem Dateityp die als niedriges Risiko klassifiziert ist, wird diese niemals blockiert und der Anwender erhält auch keinerlei Warnmeldungen.

Dateien mit mittlerem Risiko die von einer Quelle der Zone „Internet“ oder der Zone „Eingeschränkte Sites“ stammt, verursacht eine Meldung die der Anwender bestätigen muss, sie wird aber nie blockiert. Über die Gruppenrichtlinien oder auch die lokalen Richtlinien, können Sie den Dateizugriff steuern. Die Liste für Dateitypen mit hohem Risiko genießt Vorrang vor den Listen für Dateitypen mit niedrigem und mittlerem Risiko. Außerdem kann eine Dateinamenerweiterung in mehr als einer Liste verzeichnet sein. Sie sehen Windows-Teamarbeit ist bei genauerer Betrachtung ein mächtiges Werkzeug und lässt sich auch gut in Windows-Domänen einbinden. Der derzeitige Nachteil ist, dass Windows-Teamarbeit nur innerhalb eines Netzwerkes und nicht im Internet eingesetzt werden kann. Auch die fehlende Kompatibilität mit Windows XP verhindert derzeit bei vielen Anwendern und Unternehmen die regelmäßige Nutzung der Funktion. (PCWelt/mha)

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