Tipps & Tricks zu Microsoft Office 365
10 Dinge, die Sie zu Office 365 wissen sollten
Office 365 mit der PowerShell verwalten, die Multi-Faktor-Authentifizierung aktivieren oder mit Microsoft Delve Informationen intelligent verknüpfen: Mit den folgenden Tipps und Tricks können Unternehmen den Einsatz von Office 365 deutlich optimieren..
Multi-Faktor-Authentifizierung in Office 365
Mit der Multi-Faktor-Authentifizierung in Office 365 können Unternehmen besonders sicherheitskritische Benutzerkonten vor Hacker-Angriffen und fehlerhafter Anmeldung absichern.
Zunächst müssen Sie im Office 365 Admin Center im Bereich Benutzer und Gruppen auf Aktive Benutzer klicken. Hier sehen Sie auf der rechten Seite alle angelegten Benutzer. Im oberen Bereich finden Sie die Option Mehrstufige Authentifizierungsanforderungen festlegen. Sobald sich der Anwender das nächste Mal am Office-365-Portal anmeldet, erhält er eine Meldung, dass die mehrstufige Authentifizierung aktiviert wurde und er diese für sein Konto einrichten muss.
Videokonferenzen mit Office 365
Ein wichtiger Teil von Office 365 ist die Echtzeitkommunikation Lync. Da es für diese Lösung nicht nur Clients für Windows, sondern auch kostenlose Apps für iPhone/iPad, Android und Windows Phone gibt, profitieren von der Lösung vor allem auch Teams und Unternehmen, die Anwendern die Möglichkeiten geben wollen, untereinander zu kommunizieren.
Lync kann mit Skype zusammenarbeiten und bietet neben der Echtzeitkommunikation mit einem anderen Anwender auch Funktionen für Videokonferenzen. Damit Anwender eine Kommunikation mit Lync führen und an Videokonferenzen teilnehmen können, sind mehrere Voraussetzungen zu schaffen:
1. Der Benutzer muss in Office 365 in Lync freigeschaltet sein.
2. Der Anwender muss für sein Endgerät den Lync-Client herunterladen und installieren. Alternativ muss er ein Lync-kompatibles Telefon einsetzen oder die Lync-Apps aus dem jeweiligen Store herunterladen und auf seinem Smartphone installieren.
3. Der Lync-Client muss gestartet, der Anwender angemeldet und sein Status als Verfügbar konfiguriert sein. Das gilt auch für Apps auf Smartphones.
4. Überprüfen Sie zunächst in den Einstellungen von Office 365, ob Lync aktiviert ist und die Einstellungen so gesetzt sind, wie Sie diese haben wollen. Dazu rufen Sie die Diensteinstellungen auf und klicken auf Instant Messaging, Besprechungen und Konferenzen. Auf der rechten Seite können Sie jetzt verschiedene Einstellungen vornehmen.
Android und Office 365 - Korrekten Servernamen eingeben
Vor allem bei der Anbindung von Android-Geräten gibt es aktuell noch Probleme, wenn es darum geht, die Mail-App an Office 365 anzubinden. Leider hat Android oft Probleme bei der Autodiscover-Anbindung an Office 365 und findet den korrekten Server nicht. Dieses Problem ist allerdings recht einfach zu lösen.
Die Anwender müssen beim Servernamen einfach outlook.office365.com eintragen. Sind alle anderen Daten eingetragen, kann sich Android verbinden. Das funktioniert auch in der neuen Android-Version 5.
iOS-Geräte und Windows-Phone-Geräte haben damit oft keine Probleme. Wird aber auch hier der Server nicht gefunden, können Sie den gleichen Servernamen verwenden. Gelingt die Anbindung immer noch nicht, auch von Windows-PCs, sollten Sie in der Befehlszeile mit ping outlook.office365.com überprüfen, ob der Server erreicht wird.
Multi-Gesamtstrukturen zu Office 365 migrieren
Seit Exchange Server 2013 SP1 unterstützt Exchange auch Organisationen mit mehreren Gesamtstrukturen und einem einzelnen Office-365-Mandanten. Das heißt, Sie können verteilte Exchange-Organisationen zu einer gemeinsamen Organisation auf Basis von Office 365 zusammenfassen.
Microsoft hat dazu den Assistenten für die Konfiguration von Hybridbereitstellungen erweitert. Dieser kann jetzt in mehreren Gesamtstrukturen ausgeführt werden, um diese mit einem einzelnen Office-365-Mandanten zu verbinden. Mit dem CU7 für Exchange Server 2013 hat Microsoft die Möglichkeiten noch erweitert. Microsoft stellt für Hybridbereitstellungen auch Anleitungen im TechNet zur Verfügung, über die Sie den Umstieg planen können.
- Multi-Faktor-Authentifizierung in Office 365
Mit der Mehrwege-Authentifizierung erhöhen Sie die Sicherheit für Benutzer in Office 365. - Android und Office 365 - Korrekten Servernamen eingeben
In Android müssen Sie den Servernamen für Office 365 manuell eintragen. - Android und Office 365 - Korrekten Servernamen eingeben
In der Befehlszeile können Sie die Anbindung an Office 365 schnell und einfach mit Ping testen. - Multi-Gesamtstrukturen zu Office 365 migrieren
Mit dem Hybridkonfigurationsassistenten können Unternehmen mit Exchange 2013 SP1/CU7 auch mehrere Gesamtstrukturen mit einem gemeinsamen Office 365-Mandanten verbinden. - Power BI - Business Intelligence mit Office 365 betreiben
Mit Power BI können Unternehmen auch Business Intelligence in Office 365 nutzen. - Mail Protection Reports for Office 365
Mit dem Zusatztool Mail Protection Reports for Office 365 lassen sich umfangreiche Analysen durchführen. - Office 365 mit der Powershell verwalten
In der PowerShell oder PowerShell ISE lassen sich viele CMDLets für Office 365 nutzen. - Office 365 - Delve/Office Graph - Zentrale Datensammlung für die Cloud
Office Delve/Graph bietet wichtige Informationen für Anwender und erleichtert die Arbeit mit OneDrive for Business deutlich.
Power BI - Business Intelligence mit Office 365 betreiben
Microsoft Power BI soll Unternehmen in die Lage versetzen, Business-Intelligence-Lösungen über die Cloud bereitzustellen. Wie interne Datenquellen im Unternehmen in Power BI zur Verfügung gestellt werden, zeigt Microsoft in folgendem Video:
Mail Protection Reports for Office 365
Microsoft bietet Mail Protection Reports for Office 365 kostenlos an. Mit diesen lassen sich Berichte zur Nutzung von Office 365 in Excel aufarbeiten.
Für die Analyse mit dem Tool benötigen Anwender Excel 2013 auf dem Rechner. Nach der Anmeldung an Office 365 lädt das Tool die notwendigen Daten aus dem Internet und zeigt die Berichte an.