Cloud-Speicher à la Dropbox: Verbieten oder nutzen?

Schritt für Schritt zur unternehmenseigenen "Dropbox"

Die Einführung einer Enterprise-Dropbox-Lösung läuft wie jede andere Installation. Zuerst ist festzustellen, wie viele Mitarbeiter im Unternehmen welche Filesharing-Lösung einsetzen. Dies lässt sich in einer Umfrage feststellen, die nicht nur die berufliche Verwendung, sondern auf freiwilliger Basis auch die private umfasst. Nach der Entscheidung und der Bereitstellung des neuen Systems sollte dieses zuerst als zusätzliche Auswahlmöglichkeit bereitstehen. Dabei sind Bedienung und Funktionen übersichtlich vorzustellen. Zudem sollte es einen Anreiz zum Ausprobieren geben, damit die Mitarbeiter die Lösung schneller akzeptieren und Erfahrungen sammeln. Auch sollten Benutzer auf bestehende Datenschutzrichtlinien wie die Nutzung geschäftlicher Daten auf privaten Geräten hingewiesen werden.

Dazu hat eine Enterprise-Dropbox-Lösung im Vergleich zu existierenden Anwendungen auch einen echten Mehrwert zu bieten, zum Beispiel eine einfachere Bedienung, eine schnellere Synchronisierung zwischen Geräten oder eine Integration in berufliche Anwendungen. Hat sich die Lösung etabliert, sollte sie schrittweise vorgeschrieben werden, sich in immer mehr Anwendungen direkt öffnen lassen und als Mobile App bereitstehen. Falls Partner oder Kunden andere für den Unternehmenseinsatz geeignete Dropbox-Lösungen verwenden, lassen sich Dokumente trotzdem ohne Probleme austauschen, da das Ordnerverzeichnis die Basis bildet. So sind auch Verknüpfungen mit anderen Angeboten einfach möglich. (ad)