Tipps und Tricks zur Microsoft-Datenbank
Die besten Tipps zu Microsoft Access
Microsofts Datenbank Access aus dem Office-Paket eignet sich insbesondere für den Einsatz in kleineren Gruppen, die auf die Daten Zugriff haben.
- Access - Standardwerte für Felder vorgeben
Vorbelegung: Mit dem Ausdrucks-Generator lassen sich in Access für Felder Standardwerte festlegen, die der Benutzer einfach übernehmen kann. - Access - Berechnungen direkt in der Tabelle durchführen
Berechnete Felder: Für das Ergebnis von Berechnungen stellt Access fünf Datentypen zur Verfügung. - Access - Änderungshistorie protokollieren
Historie: Für Felder des Typs "Langer Text" bzw. "Memo" protokolliert Access auf Wunsch alle Änderungen fein säuberlich. - Access - Bedienoberfläche aufräumen
Reduziertes Menüband: Die Gruppen und Befehle in der Multifunktionsleiste kann man ausblenden, sodass sich eine übersichtlichere Bedienoberfläche ergibt - Access - Navigation mithilfe von Zugriffstasteninfos
Shortcuts: Wenn Sie in Access die Alt-Taste drücken, erscheinen Zugriffstasteninfos (rot hervorgehoben), um per Tastatur zu navigieren. - Access - Anpassungen der Oberfläche exportieren und importieren
Access-Optionen: Die individuell gestaltete Benutzeroberfläche lässt sich auf einfachem Wege exportieren und im Bedarfsfall wieder importieren.
Nachfolgend haben wir einige Tipps zusammengestellt, die Sie bei der täglichen Arbeit mit Microsoft Access unterstützen. Bei den Tipps haben wir den Fokus auf die aktuelle Access-Version 2013 gelegt. Aber natürlich funktionieren einige der Anleitungen auch mit früheren Versionen. Wenn dem so ist, dann haben wir das an Ort und Stelle vermerkt.
Standardwerte für Felder vorgeben
Viele Felder enthalten häufig die gleichen Informationen - in einer Kundentabelle zum Beispiel das Land oder die Region. Anstatt diese Daten stets aufs Neue einzugeben, wäre es deutlich effizienter, sie so zu hinterlegen, dass der Benutzer sie schnell übernehmen kann.
In Access 2013 öffnen Sie die betreffende Tabelle in der Datenblattansicht und wählen das entsprechende Feld aus. Klicken Sie als Nächstes unter Tabellentools auf dem Tab Felder auf Standardwert. Der Ausdrucks-Generator startet, und Sie können Ihre Vorgabe eintragen, zum Beispiel als Angabe für einen Firmenstandort ="Deutschland".
Verwenden Sie eine frühere Version als Access 2013, rufen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht auf. Nun klicken Sie in den Eigenschaften auf der Registerkarte Allgemein in die Zeile Standardwert und dann auf die am Zeilenende angezeigte Schaltfläche mit den drei Punkten. Dadurch rufen Sie den Ausdrucks-Generator auf, und Sie können wie oben beschrieben fortfahren.
Die Vorgaben für die Felder sind nur ein Vorschlag, den der Anwender mit der Tab-Taste einfach übernehmen oder mit eigenen Daten überschreiben kann.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Access ab Version 2007.