Social Enterprise
Einblicke ins Zero-E-Mail-Projekt bei Atos
Der Alltag: Prozesse ohne E-Mails
Die Anzahl intern verschickter E-Mails sagt noch nichts über den Erfolg des Programms aus. Eine geringere Zahl ist kein Selbstzweck. Ein Wandel ist nur erfolgt, wenn die Alternativen zum Geschäftserfolg beitragen:
Ein Kunde erhält schneller eine Antwort auf seine Frage,
interne Informationen verbreiten sich schneller,
Experten für ein Projekt finden schneller zueinander.
Ein Beispiel ist eine Kundenzufriedenheitsabfrage, bei der die Ergebnisse der Befragung über eine zentrale Planungs- und Ergebnisliste im Intranet ausgewertet werden. Dadurch sank das E-Mail-Volumen im Vergleich zu ähnlichen Projekten auf 22 Prozent. Statt zahlreichen Benachrichtigungen, Terminhinweisen und Feedback an mehrere Verteiler stehen zentrale Listen, Pläne und Aufgaben im Projektbereich zur Verfügung. Nur Rückfragen oder Ergänzungen zu den abgelegten Ergebnissen wurden per E-Mail geklärt. So entstand auch ein zentraler Speicherort für die Ergebnisse aus den Befragungen, es gab keine Redundanzen mit verteilten Speicherorten.
- E-Mail-Apps für iOS
Die in iOS vorinstallierte E-Mail-App von Apple ist eine der wichtigsten und am meisten verwendeten Apps überhaupt. Eine Alternative muss also wirklich gut sein. Hier finden Sie neun leistungsfähige E-Mail-Apps für iPhone und iPad, die das Potenzial dazu haben. - Evomail
“Evomail” hat sich als eine rundum gelungene E-Mail-App positioniert, die vor allem mit einem modernen, auf Touch-Gesten basierenden User-Interface aufwarten kann. - Mailbox
Eine weitere populäre E-Mail-App, die den nativen iOS-Client von Apple in den Schatten stellen kann, ist “Mailbox” vom Cloud-Storage-Riesen Dropbox. - Dispatch
“Dispatch” wird vom Anbieter als eine aktionsbasierende E-Mail-App beschrieben. Sie kann mit nützlichen Funktionen wie dem TextExpander und vielen Integrationsmöglichkeiten aufwarten. - MyMail
Eine weitere erstklassige E-Mail-Lösung, die von Grund auf für mobile Nutzung entwickelt wurde, ist “MyMail”. In Sachen Interface-Design und Usability erfüllt sie hohe Ansprüche. - Seed Mail
“Seed Mail” stellt eine minimalistische Alternative dar, mit der man nicht nur seine E-Mail-Konten verwalten kann, sondern auch Termine und Kontakte. - Boxer
"Boxer" präsentiert sich als ein schlichter E-Mail-Client, der sich nahtlos mit populären Anwendungen wie Dropox, Box, Evernote und Salesforce.com integrieren lässt. - Molto
"Molto" ist eine weniger bekannte, aber dennoch sehr interessante Alternative zu Apples Mail-Programm, die mit vielen "Nice-to-have"-Features und einem modernen User Interface punktet. - Cloze
Mit "Cloze" kann man nicht nur seine E-Mails verwalten, sondern auch Twitter, Facebook und LinkedIn. Sämtliche Nachrichten werden in einer einheitlichen Benutzeroberfläche unter einen Hut gebracht. - Triage
"Triage" ist eine spartanische E-Mail-App, die auf viele Features bewusst verzichtet und sich mit einem ganz individuellen Userinterface von der Konkurrenz differenziert.
Unternehmensweite Zusammenarbeit über eine Plattform braucht eine kritische Masse: Mitarbeiter müssen überzeugt sein, dass E-Mails nicht das effizienteste Arbeitsmittel sind. Eine gemeinsame Dokumentenablage oder Instant Messaging zu nutzen, kostet dabei weniger Überwindung als in einem ESN aktiv zu werden. So sind manche Kollegen immer noch am besten über Telefon oder Kurznachricht zu erreichen. Erst der Hinweis, sich doch bitte ein interessantes Posting in der Projekt-Community anzusehen, lockt zögerliche Kollegen über das Login-Feld hinaus in das ESN. Die benutzerfreundliche Umgebung, technisch reibungslose Nutzung und spannende Inhalte entscheiden über den Erfolg eines ESN.
Unternehmensinternen Prozesse werden ohne E-Mail aufgesetzt, um den Mitarbeitern zu zeigen, dass selbst geschäftskritische Abläufe auf diese Weise funktionieren. Jeder Prozess wurde anhand eines Reifegrad-Modells untersucht, der anzeigt, wie die E-Mail genutzt wird: Prozesse mit E-Mails wurden als weniger effizient entlarvt im Vergleich zu solchen, die darauf verzichteten. Dabei war jeder Prozessverantwortliche dafür zuständig, die E-Mail aus seinem Einsatzbereich zu entfernen.
Foto: Atos