Juristische Hürden bei Cloud-Collaboration-Lösungen

Arbeitsrecht

Da die Anwender permanent zusammenarbeiten, besteht für den Arbeitgeber die (theoretische) Möglichkeit, die Leistung und das Verhalten seiner Mitarbeiter zu kontrollieren. Anhand der Verfügbarkeit innerhalb des Systems lässt sich feststellen, ob sie vereinbarte Arbeitszeiten einhalten. Über den Status der Dateien kann er zudem mitverfolgen, wie das Projekt voranschreitet. Die Einführung einer Collaboration-Lösung kann in diesem Fall von der Zustimmung des Betriebsrats abhängig sein.

Checkliste: Collaboration-Lösung aus der Cloud

• Umfassende Informationen einholen: Umfassende Informationen über Datenfluss, Standorte, Zugriffsmöglichkeiten und eingesetzte Subunternehmer des Cloud-Providers einholen.

• Analyse des eigenen Datenbestandes: Analyse und Evaluierung des eigenen Datenbestandes, insbesondere im Hinblick auf bestehende Geheimhaltungsverpflichtungen, branchen- oder sektorspezifische Rechtspflichten und unternehmenskritische Daten.

• Einsatzzweck bestimmen: Bestimmung der Einsatzzwecke der Collaboration-Lösung und der davon betroffenen, personenbezogenen Daten, wie zum Beispiel der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten.

• Vereinbarung einer Auftragsdatenvereinbarung: Verhandlung und Vereinbarung einer Auftragsdatenvereinbarung oder Prüfung anderer Erlaubnistatbestände.

• Datenschutzniveau feststellen: Bei internationalen Datentransfers sicherstellen, dass ein angemessenes Datenschutzniveau besteht oder hergestellt wird.

• Prüfberichte für technische Datensicherheit: Die technische Datensicherheit muss durch Vorlage aussagekräftiger Prüfberichte kontrolliert werden.

• Steuerrecht berücksichtigen: Sofern steuerrechtlich relevante Dokumente betroffen sind, sicherstellen, dass die Anforderungen an die Verarbeitung im Ausland und die Aufbewahrung der Dokumente erfüllt werden.

• Betriebsrat berücksichtigen: In Abhängigkeit von der verwendeten Collaboration-Lösung den Betriebsrat informieren und dessen Zustimmung einholen. (hal)

Michael Rath ist Fachanwalt für IT-Recht und Partner der Luther Rechtsanwaltsgesellschaft mbH mit Sitz in Köln.