Digitale Transformation in der Buchhaltung
Lohnt sich der elektronische Rechnungsversand für den Mittelstand?
Es werden im Monat 350 Rechnungen per Post versendet. Sie brauchen mindestens einen Mitarbeiter, der den kompletten Tag blockiert ist. Daraus ergibt sich folgende Rechnung:
Portokosten für 350 Rechnungen á 0,60 Euro: 210, 00 Euro
Druckkosten für ca. 600 Seiten á 0,05 Euro: 30,00 Euro
Umschläge + Papier für 350 Rechnungen á 0,10 Euro: 35,00 Euro
Personalkosten für 8 Stunden á 40,00 Euro (Vollkosten): 320,00 Euro
Das ergibt Gesamtkosten für den klassischen Rechnungsversand von 595,00 Euro - pro Rechnung also 1,70 Euro.
Was kostet die Anschaffung?
Je nach Softwarehersteller sollten Firmen etwa 3.000 Euro für die Anschaffung eines solchen Rechnungsversand-Moduls kalkulieren. Die Kosten beinhalten das Modul, sowie Installations-, Schulungs- und Beratungskosten.
Nach bereits fünf Rechnungsläufenhat sich das Modul komplett amortisiert.
Ein Blick auf den ERP-Markt zeigt, dass bereits viele Hersteller ein solches Versandmodul anbieten. Um die optimale Software für das eigene Unternehmen zu finden, sollte man den ERP-Berater um ein Angebot bitten.
Das Angebot sollte folgende Kosten beinhalten:
Modulkosten
Installationskosten für Einrichtung
Schulungskosten
Softwarepflegegebühren
Bei einer Neuanschaffung einer Warenwirtschaft oder ERP-Lösung sollte auf die Verfügbarkeit eines solchen Moduls geachtet werden. achten. Auf www.suche-erp.de/erp-hersteller befinden sich einige ERP-Hersteller, die moderne ERP-System anbieten.
Noch ein Tipp
Auch der Empfänger von elektronischen Rechnungen muss wegen des Vorsteuerabzugs die einschlägigen Voraussetzungen erfüllen. Er sollte daher dem elektronischen Übermittlungsverfahren zustimmen.
Die Zustimmung kann auch durch eine so genannte "stillschweigende Willenserklärung", also durch die Bezahlung, erfolgen.
Besser ist es aber, die Zustimmung vorab schriftlich einzuholen. (bw)