Überblick für alle Rechtsformen
Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails
Seit dem 1. Januar 2007 gelten die im Rahmen der elektronischen Korrespondenz von Gesellschaften zu veröffentlichenden Pflichtangaben. Demnach müssen auch Faxe und E-Mails den bisher nur für den Briefverkehr geltenden Anforderungen der §§ 37a, 125a HGB, 80 AktG, 25a GenG genügen. Davon betroffen sind alle deutschen Kaufleute, Handelsfirmen und ihre Angestellten, die nun jede geschäftliche E-Mail mit den für ihre Rechtsform gültigen Pflichtangaben versehen müssen.
Was fällt unter den Begriff "geschäftliche E-Mail"?
Der Begriff "geschäftliche E-Mail" ist sehr weit zu fassen. Darunter fallen nicht nur E-Mails mit rechtlicher Bedeutung, also Angebote, Bestellungen oder Vertragstexte, sondern im Zweifel sogar die Gratulation zum Geburtstag eines Geschäftsfreundes.
Eine gesetzliche Ausnahme gilt lediglich für Mitteilungen in einer laufenden Geschäftsbeziehung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden (z. B. Eingangsbestätigungen). Diese Ausnahme wird in üblicher E-Mail-Korrespondenz jedoch praktisch fast nie relevant werden.
Konsequenzen bei Fehlen der zu tätigenden Pflichtangaben
In diesem Fall wird das Registergericht ein Bußgeld verhängen. Lediglich bei der Höhe hat es ein Ermessen. Das Bußgeld darf 5.000 Euro nicht überschreiten (§ 14 HGB). Außerdem besteht das Risiko einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung durch einen Konkurrenten. Dies kann durchaus unangenehmer und kostenintensiver als die Verhängung eines Bußgeldes sein, da alleine die Kosten für die anwaltliche Inanspruchnahme höher liegen dürfte, als ein Bußgeld bei einem erstmaligen Verstoß.
Allerdings ist die Rechtsprechung hier bisher großzügig: Das OLG Brandenburg (Az. 6 U 12/07) etwa sieht bei fehlenden Pflichtangaben in E-Mails nicht die Bagatellgrenze überschritten. Das Risiko für den Abmahner ist an dieser Stelle durchaus beträchtlich, daher überrascht es auch nicht, dass man eher selten von Abmahnungen in diesem Bereich hört.
Achten Sie vorsichtshalber darauf, jede E-Mail mit einem "Footer" oder "Header" zu versehen, aus dem die entsprechenden Angaben hervorgehen. Dies kann beispielsweise durch vorformulierte und im E-Mailprogramm gespeicherte sogenannte "Signaturen" bewerkstelligt werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst stehen. Ein bloßer Link auf die Unternehmenswebsite reicht insoweit nicht aus. Eine bestimmte Form, z. B. eine besondere Schriftart oder -größe, ist für die Pflichtangaben zwar nicht vorgeschrieben. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass die Angaben auch bei einem eventuellen Ausdruck gut zu lesen sind.
- E-Mail-Apps für iOS
Die in iOS vorinstallierte E-Mail-App von Apple ist eine der wichtigsten und am meisten verwendeten Apps überhaupt. Eine Alternative muss also wirklich gut sein. Hier finden Sie neun leistungsfähige E-Mail-Apps für iPhone und iPad, die das Potenzial dazu haben. - Evomail
“Evomail” hat sich als eine rundum gelungene E-Mail-App positioniert, die vor allem mit einem modernen, auf Touch-Gesten basierenden User-Interface aufwarten kann. - Mailbox
Eine weitere populäre E-Mail-App, die den nativen iOS-Client von Apple in den Schatten stellen kann, ist “Mailbox” vom Cloud-Storage-Riesen Dropbox. - Dispatch
“Dispatch” wird vom Anbieter als eine aktionsbasierende E-Mail-App beschrieben. Sie kann mit nützlichen Funktionen wie dem TextExpander und vielen Integrationsmöglichkeiten aufwarten. - MyMail
Eine weitere erstklassige E-Mail-Lösung, die von Grund auf für mobile Nutzung entwickelt wurde, ist “MyMail”. In Sachen Interface-Design und Usability erfüllt sie hohe Ansprüche. - Seed Mail
“Seed Mail” stellt eine minimalistische Alternative dar, mit der man nicht nur seine E-Mail-Konten verwalten kann, sondern auch Termine und Kontakte. - Boxer
"Boxer" präsentiert sich als ein schlichter E-Mail-Client, der sich nahtlos mit populären Anwendungen wie Dropox, Box, Evernote und Salesforce.com integrieren lässt. - Molto
"Molto" ist eine weniger bekannte, aber dennoch sehr interessante Alternative zu Apples Mail-Programm, die mit vielen "Nice-to-have"-Features und einem modernen User Interface punktet. - Cloze
Mit "Cloze" kann man nicht nur seine E-Mails verwalten, sondern auch Twitter, Facebook und LinkedIn. Sämtliche Nachrichten werden in einer einheitlichen Benutzeroberfläche unter einen Hut gebracht. - Triage
"Triage" ist eine spartanische E-Mail-App, die auf viele Features bewusst verzichtet und sich mit einem ganz individuellen Userinterface von der Konkurrenz differenziert.
Muster für Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails
Um nun allen Handels- bzw. Kleingewerbetreibenden auf unkompliziertem Wege eine korrekte Kennzeichnung Ihrer Korrespondenz zu ermöglichen, werden nachfolgend die wichtigsten Muster zum Thema angegeben.
1. Muster: Gewerbetreibende/r (nicht im Handelsregister eingetragen)
Max Mustermann*
Mustermannstr. 1
80339 München
Legende:
* Gemäß § 15b Gewerbeordnung reicht die Angabe des Vor- und Nachnamens sowie die ladungsfähige Adresse der/s Gewerbetreibende/n aus. Dabei ist darauf zu achten, dass der Vor- und Nachname der Schreibweise im Personalausweis entsprechen muss und nicht etwa abgekürzt werden darf.
Achtung:
Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen.
Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.
Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.
Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe einer Telefon- oder Faxnummer, eines Postfachs oder einer Bankverbindung.
2. Muster: Einzelkaufleute (im Handelsregister eingetragen)
Motor Mustermann, e. K.*
Sitz: München
Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111
Legende:
* Gemäß § 37a HGB muss der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, dem Rechtformzusatz (wie etwa der Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" bzw. "e. K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau" bzw. "e.Kfr."), dem Ort der Handelsniederlassung, dem zuständigen Registergericht sowie der Handelsregisternummer angegeben sein. Der Name des/der Inhaber/in braucht dagegen nicht veröffentlicht zu werden.
Achtung:
Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.
Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.
Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe der genauen Adresse, einer Telefon- oder Faxnummer, einem Postfach oder einer Bankverbindung.
3. Muster: Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)
Max Mustermann und Stefanie Mustermann GbR*
Mustermannstr. 1
80339 München
Legende:
* Gemäß § 15b Gewerbeordnung reicht die Angabe des Vor und Nachnamens eines jeden Gesellschafters sowie die ladungsfähige Anschrift der GbR aus. Dabei ist darauf zu achten, dass der Vor und Nachname der Schreibweise im Personalausweis entsprechen, also nicht etwa abgekürzt werden darf. Aus Gründen der Rechtsklarheit wird zudem die Angabe des Zusatzes "GbR" empfohlen.
Achtung:
Die oben angegebenen Pflichtangaben müssen in jedem Schreiben enthalten sein, das in geschäftlicher Angelegenheit an einen bestimmten Empfänger gerichtet ist – also z. B. Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Es spielt in Bezug auf die notwendigen Pflichtangaben keine Rolle, ob eine E-Mail eigenhändig verfasst oder automatisch generiert wurde.
Die Pflichtangaben müssen im E-Mail-Body enthalten sein und zwar dergestalt, dass sie leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sind.
Das Fehlen der oben genannten Pflichtangaben kann von den Ordnungsämtern mit Bußgeldern bis zu 1.000 € geahndet werden, vgl. § 146 Abs. 3 Gewerbeordnung (GewO).
Zu den Pflichtangaben zählen nicht die Angabe einer Telefon- oder Faxnummer, eines Postfachs oder einer Bankverbindung.
- Digital-Experte
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Idealerweise bespricht man seine neue E-Mailstrategie mit den wichtigsten Kommunikationspartnern. So sind sie über neue Verhaltensweisen informiert. - Zeitfresser identifizieren
Wer deutlich mehr als eine Stunde pro Tag für seine E-Mails benötigt, sollten seinen E-Mail-Eingang genau ansehen und Zeitfresser identifizieren. Dazu gehören zum Beispiel Newsletter oder CC-Mails, die den Posteingang verstopfen. - Zeitfenster nutzen
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Man sollte den Arbeitstag nie mit E-Mails beginnen. Damit verschwendet man die produktivste Zeit des Tages mit dem Löschen und Beantworten von unwichtigen Nachrichten.