Business-Intelligence-Erweiterung für Office 365
Daten optimal auswerten - Excel, Power BI und Office 365
Dass sich Auswertungen und Reports in Excel erstellen lassen, dürfte gerade in kleinen und mittleren Unternehmen gut ankommen. Die Daten können mit Power BI for Office 365 über interne Datenquellen oder über Cloud-Quellen angebunden werden. Auch ERP- und CRM-Systeme lassen sich nutzen, das gilt auch beispielsweise für SAP Business Objects BI. In diesem Beitrag stellen wir einige Möglichkeiten der Lösung vor.
Die Vorteile von Power BI
Der größte Vorteil von Power BI ist zweifelsohne der schnelle Einstieg in Business Intelligence. Alles, was Unternehmen benötigen, um ihre Daten auszuwerten, lässt sich über die Cloud betreiben. Eigene Server sind nicht notwendig, was Lizenz-und Verwaltungskosten einspart. Sie binden alle Datenquellen, die Sie im Unternehmen analysieren wollen, an Office 365 Power BI an und können anschließend eine Analyse über Excel 2013 durchführen. Da auch die Anbindung verschiedener Cloud-Datenquellen möglich ist, können Unternehmen den Anwendern eine einfach zu bedienende, aber umfassende BI-Lösung zur Verfügung stellen, ohne dass eigene Server betrieben werden müssen. Die komplette Verwaltung findet über das Webportal von Office 365 statt.
Power BI kann darüber hinaus auch mit unstrukturierten Texten umgehen oder externe Datenquellen anbinden und zur Analyse nutzen. Die Abfragen und Analysen in Power BI hat Microsoft extrem vereinfacht, sodass auch BI-Anfänger schnell wichtige Abfragen erstellen und zu Berichten zusammenfassen können. Dazu finden Anwender auf der Power-BI-Teamseite in SharePoint Online den Link Fragen mit Power BI Q&A stellen. Klicken Anwender auf diesen Link, öffnet sich eine neue Seite mit einem Suchfeld. Hier lassen sich mit natürlicher Sprache Abfragen erstellen. Power BI kann die Fragen sogar erkennen und um eigene Ansätze ergänzen. Als Datenquelle in diesem Bereich werden nicht die Datenbanken verwendet, sondern die gespeicherten Berichte in SharePoint Online.
Die Berichte können Anwender direkt in SharePoint Online speichern, sodass auch andere Anwender diese nutzen können, zum Beispiel über die Q&A-Abfragen. Das verstärkt deutlich die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen im Unternehmen und die effiziente Verwendung derer Berichte.
- Power BI
Mit Power BI Q&A können Anwender noch einfachere Abfragen erstellen. - Power BI II
Administratoren rufen die Verwaltung von Power BI in der Weboberfläche von Office 365 auf. - Power BI III
Die Verwaltung von Power BI nehmen Sie im Power BI Admin Center vor. - Power BI IV
Der Datenaustausch zwischen Ihrem Netzwerk und Power BI erfolgt über ein Gateway, welches sich mit einer Agentensoftware auf den Servern im Unternehmen verbindet. - Power BI V
Nachdem Sie mindestens ein Gateway erstellt und Server angebunden haben, erstellen Sie im Power BI Admin Center eine Datenquelle. - Power BI VI
In den Datenquellen können Sie die Speicherung von Berichten in SharePoint Online aktivieren oder deaktivieren. - Power BI VII
In den Einstellungen des Power BI Admin Centers können Sie auch die Integrität der Datenquellen überprüfen lassen. - Power BI VIII
Beim Anbinden von neuen Datenquellen können Sie auch festlegen, wer diese nutzen darf. - Power BI IX
Sie können in den Einstellungen des Power BI Admin Centers auch Rechte delegieren. - Power BI X
Power BI integriert sich auch in SharePoint Online um Daten zu speichern. - Power BI XI
Berichte in Power BI lassen sich in SharePoint Online speichern, nutzen und weiterbearbeiten - Power BI XII
Mit der Power BI-App in Windows 8.1 können Anwender ebenfalls auf Daten in Power BI zugreifen.
Durch die weitreichenden Dokumenten-Verwaltungseigenschaften von SharePoint 2013 in SharePoint Online können Sie umfassende Berechtigungen erstellen, Dokumentenversionen nutzen, ein- und auschecken und vieles mehr. Da Excel und die Funktionen von Power BI auch für iPads und Office Web Apps zur Verfügung stehen, lassen sich die Daten weltweit nutzen. Natürlich können Administratoren auch festlegen, dass bestimmte Datenquellen und die damit verbundenen Berichte keine Speicherung in der Cloud ermöglichen.
Neben der Testversion die Microsoft zur Verfügung stellt, können Sie auch ein Virtual Lab nutzen um sich mit Office 365 Power BI und der Anbindung von Datenquellen zu beschäftigen. In aktuellen Versionen der Virtual Labs hat Microsoft einige Szenarien für Business Intelligence integriert. Da keinerlei Installationen notwendig sind, sondern Sie nur einen Webbrowser nutzen, um zu den Servern eine Verbindung aufzubauen, können Sie extrem schnell interessante Bereiche der Möglichkeiten in Power BI testen.
Das Ganze funktioniert in diesem Fall zum Beispiel auch mit Business Intelligence in SQL Server 2014, auch in komplexen Szenarien mit Datenbankverfügbarkeitsgruppen, Clustern, den neuen Indizes in SQL Server 2014 und mehr. Zu jedem Lab gehört eine umfassende Anleitung, die Sie in der Verwaltungsoberfläche des Virtual Labs anzeigen können.
Wenn Sie sich mit Power BI auseinandersetzen wollen, sollten Sie sich die Hilfeseite von Microsoft zu diesem Thema genauer ansehen. Hier erhalten Sie umfassende Anleitungen, Leitfäden und ein Bereitstellungshandbuch für Power BI.