ECM: Informationsflut im Unternehmen im Griff

ECM integriert Technologien

ECM ist Content Management, das Internet-Technologien nutzt, aber schwerpunktmäßig auf die Inhouse-Bereitstellung von Informationen zielt. Vorrangiges Ziel von ECM ist es, den Zugriff auf Unternehmensinformationen einheitlich zu regeln und sie als Dienst den Anwendern zur Verfügung zu stellen. Alle berechtigten Mitarbeiter sollen dabei die jeweiligen Daten ohne Hindernisse oder Medienbrüche erhalten.

Bei einem ECM geht es also um die Erschließung aller strukturierten und unstrukturierten Unternehmensinformationen. Diese werden dabei aus verschiedenen Quellen wie Archiven, Datenbanken, dem Internet, E-Mail, ERP-Systemen oder Papierdokumenten heraus zusammengeführt. Eingesetzt und auf die Anforderungen des Content Management umgebaut werden dabei Methoden und Technologien aus den Bereichen Dokumenten-Management, Collaboration/Groupware, Web-Content-Management, Workflow/Business Prozess Management und Storage/Archivierung.

Konkret steht im Zentrum des ECM die Erfassung von strukturierten und unstrukturierten Informationen - zum Beispiel durch Scannen, OCR/ ICR, Formular- oder XML-basierte redaktionelle Erfassung. Der Content wird dann verwaltet, gespeichert und langzeitarchiviert und lässt sich von berechtigten Personen jederzeit abrufen. Auf diese Weise sollen Geschäftsprozesse und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter sowie das Wissens-Management unterstützt werden.

Ein kleines Beispiel aus der Automobilindustrie erläutert das Potential von ECM. In dieser Branche können ECM-Lösungen dazu beitragen, die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen Zulieferern, Herstellern, Werkstätten und Vertragshändlern zu verbessern. Beispielsweise lassen sich via ECM Reparaturanleitungen, Ersatzteilkataloge, Serviceliteratur oder Marketing-Infos zentral verwalten und verteilen. Fehlerdiagnosen aus der Werkstatt können so über ECM-Lösungen Herstellern und Zulieferern zeitnah bereit gestellt werden.

Für Mitarbeiter und Lieferanten kann ECM-Software eine zentrale Informations-Drehscheibe bilden, zum Beispiel als Einkaufs- und Procurement-Plattform oder für den Datenaustausch. Bislang manuelle, papierbasierte Vorgänge wie Auftragserfassung oder Lieferabrufe lassen sich so deutlich effizienter und kostensenkend ausführen.