OpenOffice – das vielseitigere Büropaket
Serienbriefe leicht gemacht
Hand in Hand mit der Base-Datenbankfunktion geht das Writer-Feature Serienbriefe. Als Datenquelle für die Adressen kann etwa eine Calc-Tabelle verwendet werden, die Sie über Datei, Neu, Datenbank als neue Datenquelle registrieren. Daraufhin öffnet sich der Datenbank-Assistent, der Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung begleitet.
Im ersten Schritt wählen Sie die Option Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen und markieren in der Auswahlliste den Typ Tabellendokument. Im folgenden Dialog Verbindung zu Tabellendokumenten einrichten klicken Sie auf Durchsuchen und wählen im Datei-Browser die gewünschte Tabelle aus. Anschließend wählen Sie die Option Ja, die Datenbank soll angemeldet werden. Verlassen Sie den Datenbank-Assistenten mit einem Klick auf Fertigstellen.
Sie müssen nun einen Namen und Speicherort für die Datenbank eingeben, die Sie soeben aus Ihrem Tabellendokument angelegt haben. Klicken Sie dann auf Speichern, um diesen Schritt abzuschließen. Die Datenbank erscheint nun dauerhaft im Datenquellen-Browser.
Ihre letzte Aufgabe dreht sich um das Schreiben des Briefs und die Verknüpfung mit dem Datenmaterial. Blenden Sie mit <F4> den Datenbank-Browser ein. Die Datenbank finden Sie unter dem bei der Einrichtung angegebenen Namen. Öffnen Sie den Punkt Tabellen, Tabelle 1, so dass die Werte aus der Tabelle angezeigt werden.
In den Serienbrief fügen Sie die entsprechenden Felder aus dem Datenbankbrowser ein: über Einfügen, Feldbefehl, Andere, Datenbank, Serienbrieffeld. Den fertigen Serienbrief speichern Sie als Textdokument; um die Briefe auszudrucken, klicken Sie auf Serienbrief.