Wie verwaltet man Risiken in Projekten?

Laufend Tansparenz verschaffen

Während des Projekts ist die Transparenz im Controlling wichtig. Sie wird durch realistisches Reporting geschaffen. Das Steering Board muss mitbekommen, wenn mit dem Projekt etwas im Argen liegt. Die Darstellung des Status durch eine grüne Ampel oder Gantt-Diagramme hat sich vielfach als nicht ausreichend herausgestellt.

Der Projektleiter sollte sich genau überlegen, welche Informationen er benötigt, um klar zu sehen, wie es um kritische Projektlieferungen steht und welche Information an den Auftraggeber kommuniziert wird. Aufgabenpakete sollten dabei funktional abgegrenzt werden und in einem überschaubaren Zeithorizont zu bearbeiten sein. Dieses Vorgehen reduziert die Komplexität und führt zu einem transparenten Reporting über den Fortschritt.

Agile Methoden einführen

Um Risiken im Bereich der Produktqualität zu verringern, ist es in diesem Zusammenhang vor allem nötig, die Nutzer oder deren Vertreter rechtzeitig einzubinden. Dabei sollte das Anwender-Okay Teil des Reporting sein. Dadurch können eventuelle Fehlentwicklungen rechtzeitig erkannt und Änderungen zeitnah eingeleitet werden.

Den Projektbeteiligten sollte ein regelmäßiges Kommunikationsforum gegeben werden, über das sie kritische Informationen austauschen können. Die Wahrnehmung von Fortschritt und Hindernissen sind dabei auch ein wichtiger Faktor.

Wir konnten in unseren Projekten gute Erfahrungen mit der Nutzung agiler Methoden sammeln. Es lassen sich aber durchaus auch nur Teile davon verwenden, beispielsweise eine regelmäßige kurze, morgendliche Abstimmung, die sich am Vorbild des "Daily Scrum" orientiert. (qua/sh)