Compliance: Sorgenkind E-Mail

Vorteile für das Unternehmen

Dem kann IT-Spezialistin Ritzer nicht zustimmen. Bei der Messe München wird jedes E-Mail archiviert werden. Die Messe München möchte die Entscheidung über die geschäftliche Relevanz von Dokumenten nicht allein Ihren 500 Mitarbeitern aufbürden. Deswegen werde in ihrem Unternehmen zurzeit alles archiviert. Steuerprüfer haben sich bisher nicht für die gespeicherte E-Mail-Kommunikation interessiert.

Elektronische Post hat aber nicht nur eine steuerrechtliche Dimension: Denn auch zahlreiche Auflagen im Gesundheitswesen und in der Luft- und Raumfahrttechnik erfordern es, elektronische Post zu archivieren. Allerdings müssen Anwender nicht für jede Auflage das Rad neu erfinden. "Habe ich eine Compliance-Regel erfüllt, kann ich viele andere auf dieser Grundlage gleich mit abdecken", so Dees. Dabei sei es mit einer bloßen Archivierung nicht getan. Firmen benötigten zunächst ein Informations-Repository, um auswertbare Daten zu bekommen. Dies sei auch erforderlich, um Zahlen für das Rating-Verfahren Basel II vorzuhalten. Die auf EU-Ebene verabschiedeten Richtlinien ziehen Banken für die Bewertung der Kreditwürdigkeit von Firmen heran.

Darüber hinaus könnten Compliance-Lösungen Vorteile für das Unternehmen liefern. Wer Kennzahlen für Basel-II-Bewertungen sammelt, so Dees, hat auch die Grundlage für das interne Rating geschaffen. Auch Breuer sieht Compliance nicht nur als lästiges Übel an. Schließlich hätten Betriebe selbst ein Interesse daran, Schriftstücke aufzubewahren, um frühere Entscheidungen nachvollziehen zu können. Darunter fielen dann auch Dokumente, die nicht aus steuerrechtlichen Gründen aufzubewahren sind.

Da kann auch Messe-Mitarbeiterin Ritzer zustimmen: "Früher oder später hätten wir ohnehin eine E-Mail-Archivierung eingeführt, um die Mailboxen der Anwender zu entlasten." Zudem sei es hilfreich, Schriftverkehr von alle vier Jahre stattfindenden Messen in einem Archiv vorzuhalten.