E-Mail im Rechtsverkehr: Die fünf Gebote

Regel Nummer 2

Sind die Unterlagen mithilfe eines DV-Systems erstellt worden, hat die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige (siehe www.aufbewahrungspflicht.de/pdfs/gdpdu.pdf).

Auch das scharfe Schwert des Strafrechts regelt mittelbar Verstöße gegen Archivierungspflichten zu Handelsbriefen inklusive E-Mail. § 283b Abs. 1 Nr. 2 Strafgesetzbuch (Verletzung der Buchführungspflicht) sieht eine Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder Geldstrafe vor für denjenigen, der Handelsbücher oder Unterlagen, zu deren Aufbewahrung er verpflichtet ist, vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen beiseite schafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert. Daraus ergibt sich das zweite Gebot:

• Du sollst Geschäftsmails geordnet und unveränderbar archivieren.