E-Mail im Rechtsverkehr: Die fünf Gebote

Freiwillige Sorgfalts-"Pflichten"

Für den umsichtigen Unternehmer ist prinzipiell alles archivierungsbedürftig, was für einen Streitfall nutzbar gemacht werden kann. Er hat über die Gesetzesvorgaben hinaus Bedarf an Rechtssicherheit in Gestalt einer möglichst vollständige Dokumentation von Geschäftsvorfällen (Projektvereinbarungen, Verantwortlichkeitsumverteilungen, Milestones & Targets, Entwürfe, Protokolle zu Meetings, Terminverschiebungen, Änderungen des Preis- und Lieferumfangs).

Es fragt sich also: Was sollte der Unternehmer im eigenen geschäftlichen Interesse mit der Geschäftskorrespondenz tun, und wo ergeben sich Spannungen zum Datenschutzrecht (Arbeitnehmerschutz)?

Die Beweiswerte elektronischer Dokumente sind zwar nicht der Qualität von Urkunden oder solchen mit qualifizierter elektronischer Signatur gleichzusetzen. Oft sind ausgedruckte Mails, die beispielsweise auf der Ebene der einzelnen Teams versendet werden, die einzige Beweisquelle.

Sie anzuzweifeln gelingt in der Regel nur durch plausible Zeugeneinwände gegen den Zugang, die inhaltliche Richtigkeit oder überhaupt gegen die Echtheit der Mail. Elektronisch gespeicherte Dokumente geben daher regelmäßig einen "Wettbewerbsvorteil", da sie (nicht zuletzt als Gedächtnisauffrischung) wichtige Indizien für Aussteller und Empfänger mit Absende- und Zugangsdatum liefern.