01Optionen öffnen
Sie können Outlook so konfigurieren, dass automatisch Pausen eingeplant werden, etwa wenn Sie für Folgetermine den Besprechungsraum wechseln müssen. Hierzu starten Sie das Programm und klicken im Menüband oben links auf den Datei-Tab. Sie befinden sich jetzt in der Backstage-Ansicht, wo Sie über die linke Seitenleiste zur Kategorie Optionen navigieren.
- Microsoft Outlook für Windows
Um die Standardeinstellung für Termine und Besprechungen zu ändern, wechseln Sie im ersten Schritt zur Registerkarte „Datei“. - Microsoft Outlook für Windows
Anschließend gelangen Sie zur Backstage-Ansicht von Outlook. Wählen Sie hier auf der linken Seite den Eintrag „Optionen“. - Microsoft Outlook für Windows
Im Fenster, das sich daraufhin öffnet, klicken Sie links auf „Kalender“. - Microsoft Outlook für Windows
Jetzt scrollen Sie im rechten Bereich zum Abschnitt „Kalenderoptionen“ und aktivieren die Checkbox „Verkürzen von Terminen und Besprechungen“. - Microsoft Outlook für Windows
Öffnen Sie nun das daneben angeordnete Dropdown-Menü, und legen Sie fest, ob Ihre Meetings früher beendet werden oder später starten sollen. - Microsoft Outlook für Windows
Über das erste darunter eingerückte Menü legen Sie die Zeitspanne für die benötigte Pause bei Terminen von weniger als einer Stunde fest. - Microsoft Outlook für Windows
Mithilfe des zweiten Menüs legen Sie analog die Pause bei Terminen fest, die eine Stunde oder länger dauern. - Microsoft Outlook für Windows
Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, übernehmen Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf „OK“.
02Verkürzen von Terminen und Besprechungen nutzen
Anschließend öffnet sich ein neues Fenster. Darin klicken Sie in der linken Spalte auf die Rubrik Kalender. Nun geht es auf der rechten Seite weiter, wo Sie im Abschnitt Kalenderoptionen die Checkbox Verkürzen von Terminen und Besprechungen aktivieren. Über das daneben angeordnete Dropdown-Menü wählen Sie dann aus, ob Ihre Meetings früher beendet werden oder später starten sollen.
Mithilfe der beiden Menüs darunter legen Sie die Zeitspanne fest, die Sie benötigen, um beispielsweise zu einem anderen Besprechungsraum zu gelangen. Sie können dabei unterschiedliche Zeiten für kürzere Termine (Weniger als 1 Stunde) und längere Termine (Eine Stunde oder länger) einstellen. Bei Ersterem haben Sie die Wahl zwischen fünf, acht oder zehn Minuten, bei Letzterem zwischen fünf, zehn oder 15 Minuten.
Wenn Sie in diesem Konfigurationsdialog zum Beispiel die Option Früh beenden und darunter 5 Minuten gewählt haben, endet ein Termin um 9 Uhr, der eigentlich eine Stunde dauert, anstatt um 10 Uhr nun schon um 9:55 Uhr. Übernehmen Sie zum Schluss Ihre Änderungen per Klick auf den OK-Button. Die Einstellung greift übrigens nur, wenn Sie selbst die Termine eintragen, nicht wenn andere Personen diese für Sie vereinbaren.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Outlook für Windows. In anderen Umgebungen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)