ECM: Die Komponenten im Überblick

Informationen ausgeben – Die Deliver-Komponente

Die Deliver- oder Ausgabe-Komponente stellt die Informationen aus den Manage-, Store- und Preserve-Komponenten bereit. Sie wird auch als Output-Management bezeichnet. Aufgabe der Deliver-Komponente ist es, die Informationen für den Empfänger optimal aufbereitet zur Verfügung zu stellen bei gleichzeitiger Kontrolle der Nutzung. Die Deliver-Komponente kann in drei Gruppen unterteilt werden: Transformationstechnologien, Security-Technologien und Distribution.

Die Transformationentechniken gewährleisten, dass die Daten anschaulich für Kunden oder Mitarbeiter aufbereitet werden. Dieser Prozess sollte immer verlustfrei, kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen. Zu den Ausgabetechniken zählen beispielsweise individualisierbare Kundenanschreiben, Protokolle und PDF-Dokumente. Im Einzelnen sind dies:

• COLD/ERM: COLD-Systeme („Computer Output on Laser Disc) nehmen Daten entgegen, extrahieren Indexdaten und speichern Informationen. Im Gegensatz zur Capture-Komponente werden hier die Daten aufbereitet, verteilt, gedruckt und an das Archiv übergeben. Typische Anwendungen sind Listen und formatierter Output, z.B. individualisierte Kundenanschreiben.

• XML: Die „Extensible Markup-Language“ ist die inzwischen breit eingesetzt, plattformunabhängige Auszeichnungssprache zur Erstellung strukturierter Daten in elektronischen Dokumenten.

• PDF: Das „Portable Document Format“ gilt als De-Facto-Standard für den Austausch digitaler Dokumente, das Informationen systemunabhängig bereitstellt. Schriftarten, Grafiken und Formatierungen des Ursprungsdokuments werden beibehalten. Im Vergleich zu reinen Bildformaten wie JPG oder TIF können in PDF Inhalte gesucht, Metadaten beigefügt und elektronische Signaturen eingebettet werden.

Weitere Transformationstechnologien, die zur Ausgabe eingesetzt werden, sind Konverter zur Erzeugung einheitlicher Formate und Viewer zur Anzeige von Dokumenten unterschiedlicher Formate. Auch Kompressionsverfahren für die Reduktion des Speicherplatzbedarfs, insbesondere von Bildern, werden verwendet. Genutzt wird dabei oft das ITU-Verfahren für TIFF-Formate und JPEG2000 für JPG-Bilder. Syndication schließlich dient zur Bereitstellung von Content in unterschiedlichen Aufbereitungsformaten. Damit kann der gleiche Inhalt für verschiedene Anwendungszwecke genutzt werden.