Ratgeber: Drucker und Multifunktionsgeräte richtig auswählen und einsetzen

Druckkosten

Studien haben in den vergangenen Jahren immer wieder belegt, dass viele Unternehmen ihr eigenes Druckvolumen nicht kennen. Das ist insofern beachtlich, als dass laut mehreren Quellen jedes Unternehmen gleich welcher Branche rund drei bis fünf Prozent seines Umsatzes allein fürs Drucken ausgibt. Grund genug, sich eingehend mit dem Thema Druckkosten zu befassen.

Die eingangs geforderte Analyse ist gerade aus diesem Gesichtspunkt unerlässlich. Die Druckkosten der Geräte bestimmen nicht nur die Preise und Reichweiten der Verbrauchsmaterialien, sondern auch die Art der Druckjobs. Wer stets viele kleine Druckaufträge sendet, wird weit weniger lang mit den Materialien auskommen als der Produzent von größeren Druckjobs. Bei Multi-Pass-Geräten gilt es, die Angaben zu den Verbrauchsmaterialien hinsichtlich der Lebensdauer entsprechend des Einsatzes zu bewerten: Steht für die Bildtrommel beispielsweise ein Wert von 45.000 Seiten im Datenblatt, so bezieht sich dies auf den rein monochromen Druck. Wird in Farbe gedruckt, reduziert sich dieser Wert auf ein Viertel, da die Trommel für jede Farbe ein Image verarbeiten muss. Dies gilt entsprechend für Einheiten wie Tonerauffangbehälter und andere Verbrauchsmaterialien. Einige Hersteller geben daher korrekterweise die Lebensdauer entsprechender Module in Images an. Für die Reichweite von Tonerkassetten existiert zwar inzwischen eine ISO-Norm. Weit verbreitet ist zudem noch die Angabe bei einer Deckung von fünf Prozent. Die bereits erwähnten Starter-Toner-Kits und ihre geringe Reichweite sollten insbesondere beim Einsatz in Anwendungen mit geringen Druckvolumen berücksichtigt werden.

Apropos Kosten, der Anschaffungspreis des Geräts spielt in einer Gesamtrechnung eine eher untergeordnete Rolle. Die entstehenden Folgekosten durch Toner, Papier und Verschleißteile machen den größten finanziellen Anteil der Druckkosten aus. Mitunter kommen noch teure Serviceverträge hinzu. Dabei gilt es, auch die eventuellen Aufpreise für eine Garantieverlängerung einzubeziehen. Einige Hersteller offerieren ihre Geräte nach wie vor mit einer einjährigen Garantie. Um die Druckkosten kalkulierbar zu halten, bieten Druckerhersteller verschiedene Abrechnungsmodelle an. Die Angebote reichen hier von All-inclusive-Verträgen, Flatrates (Pauschalangeboten) und Pay-per-Click bis zu Smart-Printing-Services oder Managed Print Services. Bei diesen Abrechnungssystemen gibt es feine, aber deutliche Unterschiede. Kunden, die sich an das falsche Modell binden, zahlen mitunter mehr für das Drucken als ohne vertragliche Bindung. Unerlässlich ist in jedem Fall eine eingehende Vorabanalyse des eigenen Druckaufkommens und -verhaltens.